• 기록학연구
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• 제28호
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• pp.3-33
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• 2011

내장원은 1895년 4월 궁내부 소속 기관으로 왕실의 보물 및 세전장원(世傳莊園)과 기타 재산을 관리하기 위해 설치되었다. 그러나 대한제국이 성립되고 황제권을 강화하는 정책이 시행되면서 내장원은 역둔토(驛屯土) 해세(海稅) 인삼(人蔘) 광산(?山) 등 각종 재원을 관할하며 거대 재정기구로 확대되었다. 내장원의 관할 재원이 증대됨에 따라 하급기관도 증가해 장원과(莊園課), 종목과(種牧課), 삼정과(蔘政課) 등이 설치되었다. 내장원은 각종 재원을 관리하면서 각부부원청(各府部院廳) 지방기관 민들과 거래한 다양한 문서를 1단계로 과(課)를 단위로 분류하였다. 내장원의 대표적 문서철인 "훈령조회존안(訓令照會存案)", 13도 각군 보고 소장, "각부군래첩(各府郡來牒)"은 장원과, "내장원경리원각도각군보고존안(內藏院經理院各道各郡報告存案)", "훈령존안(訓令存案)"은 종목과, "통첩편안(通牒編案)", "궁내부훈령편안(宮內府訓令編案)"은 지응과에서 처리한 문서철이었다. 이들 문서철은 같은 시기에 내장원에서 처리한 문서들이지만, 각 문서철의 문서의 내용은 중복되지 않았다. 이는 내장원에서 과를 단위로 문서를 분류하여 편철하였기 때문이다. 내장원은 과 단위로 문서를 분류한 다음 문서의 수발신 여부를 문서의 편철 기준으로 삼았다. 내장원은 한 종류의 문서만을 편철한 경우도 있었지만, 다른 종류의 문서를 함께 편철하기도 했다. 문서 종류는 문서 명칭을 통해 문서 성격과 거래 기관간의 위계를 보여주는 역할을 한다. 그런데 문서의 등급이 다른 조회와 훈령, 조회와 보고 같은 문서를 함께 편철했다는 것은 거래 기관의 위계가 문서 편철의 1차 기준은 아니었다는 것이고, 이는 문서 종류별로 문서를 편철하지 않았다는 것이다. 내장원은 서로 연관된 문서를 조응해서 편철하지도 않았다. 조회는 대등한 관리에게 보내는 문서이며, 이에 대해 답신하는 문서가 조복이다. 조회 조복은 각각 동일한 사안을 처리하는 과정에서 거래한 서로 조응하는 문서이다. 그러나 장원과와 종목과 모두 조회 조복을 따로 분리해서 각각 편철하였다. 문서 종류가 다른 훈령과 조회를 함께 편철하고, 서로 조응하는 조회 조복을 따로 분리하여 편철한 것은 해당 문서가 수신 문서인지, 발신 문서인지 문서의 수발신 여부를 편철 기준으로 삼았기 때문이었다. 수발신 문서를 구분한 다음, 한 책 단위로 문서를 편철할 때는 지역이나 기관의 구분 없이 문서시기를 기준으로 삼았다. 거래 기관이나 지역의 구분 없이 편철된 다른 문서철과는 달리 1900년부터 13도 각군 보고 소장은 도를 단위로 구분한 다음 각 책을 문서 시기별로 구분하여 편철하였다. 13도 각군 보고 소장에 지역별 구분이 적용된 것은 내장원의 관할 재원이 증대되면서 지방과 맺는 관계 또한 확대되었기 때문에, 이들과 거래한 문서를 효율적으로 관리하기 위해 도를 단위로 지역을 구분한 다음 문서 시기별로 문서를 나누어 편철하였던 것이다. 내장원은 1차적으로 과를 단위로 문서를 분류한 다음, 수발신을 기준으로 문서를 구분하고, 각 문서철은 문서시기를 단위로 편철하는 공문서 편철과 분류체계를 마련하였던 것이다.

• 한국기록관리학회지
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• 제17권2호
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• pp.189-205
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• 2017

공공기록물법 시행 이후 현재까지 한국 기록관리의 양적 성장은 괄목할 만하다. 현재 디지털기록을 효율적으로 관리하는 일은 기록관리 분야의 가장 시급한 현안과제로 대두되어 있다. 그럼에도 불구하고 기록관리 현장에서 영구보존 대상 기록을 선별하는 과정이 적절하게 이루어지고 있다고 평가하기 어렵다. 이 글은 경찰 검찰이 생산한 일부 형사사건 기록을 대상으로 각 생산기관별 기록물 이관현황, 기록물 편철방식, 보존기간 책정방식의 문제점을 검토한 사례연구이다. 그 검토결과를 바탕으로 형사사건 기록 평가 분류의 기초가 되는 형사사건 기록 편철 및 보존기간 책정에 관한 개선방안을 제안하였다.

• 기록학연구
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• 제49호
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• pp.327-359
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• 2016

이 연구의 목적은 광역지방자치단체에서 사용하고 있는 단위과제 운영상 문제점을 조사 분석하고, 그 과정에서 도출된 시사점을 제시하는 것이다. 기능분류체계의 최하위 단위이자 보존기간 책정 단위인 단위과제의 신설부터, 단위과제 보존기간 책정, 단위과제카드 생성, 기록물 편철까지 일련의 운영 과정에서 나타나는 문제점들을 지적하고 사례를 소개하였다. 그리고 체계적이고 효율적인 기록물 관리를 위하여 단위과제 운영에 있어 개선되거나 고려해 봐야할 요소들을 제시하였다.

• 박물관보존과학
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• 제22권
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• pp.27-40
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• 2019

국무회의 관련 기록(이하 '국무회의록')은 대한민국 정부의 중요 활동을 파악할 수 있는 기록물이다. 중요 자료인 국무회의록을 보존하기 위하여 국가기록원에서는 다양한 보존업무를 추진해왔다. 보존상자 맞춤 제작, 탈산 처리, 이중매체 보존(마이크로필름 촬영), 콘텐츠 디지털화(스캐닝) 등을 진행하였다. 2,000권이 넘는 국무회의록을 효과적으로 보존하기 위하여 상태검사 결과를 활용하여 보존처리 계획을 2018년에 수립하였다. 복원대상 97권 중 6권에 대한 보존처리를 끝내고, 그 처리사례를 소개하고자 한다. 국무회의록은 평균 800면이 넘는 기록물 철로 다른 기록물보다 편철이 거대한 기록물이 많다. 본고에서는 이러한 형태 때문에 생기는 구조적인 문제를 해결하기 위한 조치들을 중점적으로 소개한다. 물리적 원형이 확립되지 않은 종이 기록물에 대한 보존처리 접근 방법을 고찰하는 계기가 되기를 기대한다.

• 기록학연구
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• 제22호
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• pp.115-155
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• 2009

한국이 일본에 병합되면서 갑오개혁~대한제국기 공문서는 조선총독부(朝鮮總督府)로 인계되어 과(課) 단위의 분류체계에서 부(部) 단위로 재분류되었지만, 그전에 몇 번의 재분류과정을 거쳤다. 재분류의 흔적은 갑오개혁~대한제국기 공문서철 표지에 찍힌 분류도장과 창고번호도장에서 확인된다. 분류도장에서는 '부(部)-국(局)-과(課)' 행정체계에서 과(課)를 단위로 문서철을 구분하고 분류도장을 찍고 호수를 부여하였다. 이는 대한제국기 공문서 분류체계와 동일한 것으로, 분류도장을 찍을 당시까지도 課를 단위로 한 분류체계는 유지되었다. 분류도장은 과(課) 단위로 구분하고 각 문서철에 호수를 부여하였지만, 과(課) 하위단위의 분류체계는 과(課)별로 차이가 있었다. 지세과(地稅課) 문서철은 한 호수에 여러 기관이 등장하고 문서연도는 앞뒤 호수에서 중복되었고, 같은 성격의 문서철이 따로 분류되어 있었다. 관세과(關稅課)와 잡세과(雜稅課) 문서철은 문서연도를 기준으로 편철된 두 과(課)의 편철 방식을 반영하여 문서연도를 기준으로 호수를 부여한 것으로 보여지지만, 문서연도와 'イロハ 가(歌)' 순서가 맞지 않았다. 갑오개혁~대한제국기에는 공문서를 과(課) 단위로 편철하였지만, 課 하위단위의 분류규정이 없어 분류도장의 문서철 분류를 대한제국기 공문서 분류체계의 원질서로 파악할 수 있는가의 여부는 명확하지 않다. 그러나 편철 방식은 문서 분류체계를 반영하므로, 편철 방식을 통해 대한제국기 과(課) 하위단위의 분류체계를 추론해 본다면, 분류체계는 '과(課) - 거래기관'과 '과(課) - 문서연도' 두 체계로 구분되었을 것으로 이해된다. 조선총독부는 대한제국기 공문서를 인계받고 창고에 보관하면서, 각 문서철에 창고번호도장을 찍었다. 창고번호도장은 대체적으로 각 창고별로 문서를 편철한 기관을 구분하여 문서철을 보관하였다. 각 창고의 서가에도 대체적으로 분류도장 호수 순으로 문서철을 배열하였지만, 일부 문서철은 호수가 뒤섞여 서가에 배열되어 서가와 호수 순서가 맞지 않았다. 서가에 문서철을 배열한 다음 각 문서철에 'イロハ 가(歌)' 순으로 기호를 부여했지만, 기호 역시 호수 순으로 부여된 것은 아니었다. 조선총독부가 각 창고에 문서철을 보관하는 과정에서 분류도장의 분류체계가 해체되고 있었던 것이다. 창고번호도장에서 나타난 특징 가운데 하나는 분류도장에서 각 문서철에 부여한 보존기간의 의미가 사라지고 있다는 점이다. 보존기간은 해당 문서가 지닌 역사적 행정적 가치에 따라 결정된다. 그런데 창고번호도장에서는 보존기간의 구분 없이 같은 서가에 보존기간이 다른 문서철을 뒤섞어 함께 배열하였다. 일본은 한국을 병합하면서 대한제국기 공문서를 일정 기간이 지난 뒤 폐기해야 할 행정 문서가 아니라, 식민 통치에 필요한 '고고(考古)의 재료(材料)'로 취급하였다. 일반 행정문서에서 식민 통치에 필요한 재료로 문서의 가치 평가가 전환되면서, 문서철에 부여된 보존기간에 상관없이 대한제국기 공문서를 모두 동일한 대상으로 취급하여 함께 보관하였던 것이다. 조선총독부는 식민 통치에 필요한 재료로 활용하기 위해 갑오개혁~대한제국기 공문서를 재정리하면서 부(部)를 단위로 재분류함으로써 대한제국기의 과(課)를 단위로 한 기관별 분류체계와 그 속에 포함되어 있던 기능별 분류의 성격도 해체하였다.

• 한국정보과학회:학술대회논문집
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• 한국정보과학회 2012년도 한국컴퓨터종합학술대회논문집 Vol.39 No.1(B)
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• pp.18-20
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• 2012

국토해양부에서는 기존 중앙건설기술심의위원회 운영과 관련하여 편철 형태의 운영대장에 직접 수기로 기재하여 관리하여 왔으며, 심의 회의결과 및 회의록을 비롯한 심의위원별 심의수당 지급내역, 기수별 중심위 심의위원 명단 등 제반 자료는 파일형태로 각 업무담당자가 개별적으로 관리하여 왔다. 이로 인해 업무담당자는 각종 보고자료나 통계자료 작성시 직접 중심위 관련 자료를 직접 찾아 이들 자료를 집계하고, 보고자료를 작성함으로서 많은 노력과 시간이 소요되는 문제점이 발생되었다. 따라서 본 연구에서는 기존 수기로 작성되던 중심위 운영대장을 디지털화하여 중심위 운영에 따른 제반자료를 체계적으로 관리하고, 이를 효과적으로 활용할 수 있도록 중심위 운영대장에 관한 구축 방안을 제시하고자 한다.

• 기록학연구
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• 제40호
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• pp.95-130
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• 2014

고려대학교 아세아문제연구소의 '구 조선총독부 경무국 항일 독립운동관계 비밀기록'과 국사편찬위원회의 '경성지방법원 재판기록'(A)과 '경성지방법원(검사국) 편철문서'(B)는 경성지방법원 검사국이 접수 또는 작성하여 보관한 동일한 기록군이다. 'A'는 경성지방법원 검사국의 사건기록, 'B'는 동 검사국의 서무기록이며, 아세아문제연구소의 기록은 동 검사국의 사건기록과 서무기록이 함께 수집된 것이다. '사상' 탄압 통제와 관련된 내용이 많으며, 편철자명이나 열람자 보고자명, 접수문서의 분류로 보건대, 생산자는 경성지방법원 검사국 '사상부(思想部)'인 것 같다. 경성지방법원 검사국 서무기록에는 1925년 치안유지법 시행과 1928년 사상계 검사 배치, 사상부 설치라는 변화 과정이 담겨 있다. 이전에 비해 관할 경찰서의 일상적인 정보 보고가 많아졌고, 내용이 사상에 집중되었다. 사상 정보는 일반 민정(民情)에서 분리되었으며, '사상(계)' 우선의 기록관리가 이뤄졌다. 이제 검찰의 사무는 사상과 사상 아닌 것으로 나눠지며 전자에 비해 후자는 '경미'한 것으로 치부되었다. 또한 전 조선과 일본의 지방검사국 간에 사상사건 정보의 공유체계가 구축되었고, 간도관련 정보의 수집이 늘었다.

• 한국기록관리학회지
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• 제22권1호
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• pp.43-59
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• 2022

전자적으로 생산된 공공기록물은 생산과 동시에 편철되고 보존기간이 부여되며 일정기간이 지나면 영구기록물관리기관으로 이관되어 보존된다. 이관 시 기록물관리 담당자가 기록물 분류정보를 확인하고 품질을 일정 수준으로 유지토록 해야 하지만, 이관된 기록물의 분류는 기록물 정리/기술 업무로 편성되어 있고, 대부분의 정리/기술 업무는 수작업에 의존하고 있어 당해 연도에 처리해야 할 기록물 수량을 맞추기 어려운 실정이다. 이에 본 연구는 이관 기록물 분류 업무의 효율화와 일관된 기준을 유지하기 위한 방안을 제안하고자 한다. 이를 위해 먼저 국가기록원에서 수행하고 있는 현행의 기록분류 업무 프로세스를 분석하고 개선 요구사항을 수렴하여 분류 업무의 수작업을 최소화하기 위한 방안으로 이관된 기록물의 편철 정보, 즉 목록에 기반한 분류 이상치 후보를 판별하는 과정을 도출·체계화하였다. 나아가 제안한 이상치 판별 프로세스를 실제 국가기록원으로 이관된 기록물을 대상으로 적용하고, 그 결과를 규격화하여 추후 기계학습에 활용 가능한 학습데이터 형식으로 구축하였다. 본 연구의 궁극적인 목적은 지능형 전자기록 관리 환경 구축을 위한 사전 단계로, 기록관리 업무 내 기계학습 기법이 적용 가능한 문제 유형을 선별하고 자동화하는 방안을 모색하고자 한다.

• 한국기록관리학회지
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• 제7권1호
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• pp.5-38
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• 2007

우리의 우수한 기록문화에도 불구하고, 현재 공공기록물 관리 실태의 수준이 열악한 원인을 분석하여 효율적인 공공기록물 관리과정을 모색하기 위해 1948년 정부수립 이후 2006년 현재까지 시행된 공공기록물의 관리에 관한 법규인 '정부처무규정', '정부공문서규정', '사무관리규정', '공공기관의 기록물 관리에 관한 법률', '공공기록물관리에 관한 법률'을 중심으로 분석하였다. 분석내용은 공공기록물의 개념, 관리기관과 기록물 생애주기에 따른 접수와 등록, 분류와 편철, 보존, 열람, 폐기와 서고관리를 중심으로 기록물의 관리제도의 역사적 변천과정을 통시적으로 고찰하였다.

• 기록학연구
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• 제66호
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• pp.69-104
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• 2020

기록관은 처리과에서 생산한 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하기 전까지 관리의 연속성을 보장하는 핵심 기관이며, 기록물의 이관은 매년 이루어지는 기록관의 주요 업무이다. 2008년 업무관리시스템 도입으로 기록물의 전자적 생산·관리체계가 구축되었고, 비전자기록물은 업무관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리하게 되었다. 이 연구는 함양교육지원청 기록관의 2017~2019년 비전자기록물 이관업무 프로세스와 이관목록 분석을 통해 비전자기록물의 전자적 관리실태를 파악하고 이관업무 개선방안을 제시하였다.