건축문화재 기록은 건축문화재 관리 업무의 과정과 결과로 만들어지며, 문화재청 및 지방자치단체 그리고 문화재수리업자와 같은 복수의 주체가 동일 문화재의 관리 업무를 각각 담당한다. 또한 업무의 특성상 설계도면 등의 특수한 성격의 기록과 다수의 사진, 동영상 기록 등을 포함하므로, 건축문화재에 대한 관리 업무의 절차와 그 기록의 특수성을 파악하는 것이 전제되어야 하고, 이에 따라 생산되고 관리되어야만 건축문화재 기록의 가치를 상실하지 않게 된다. 본 연구는 건축문화재 관리 업무 현장의 현실에 맞는 기록관리의 방법을 제안하고, 건축문화재 기록을 효율적으로 관리하고 차후에 활용하기 위해 지정문화재와 등록문화재를 대상으로 하여 건축문화재 관리업무 및 생성 기록의 특성을 파악함과 동시에 이러한 특성에 맞는 통합적이고도 과학적인 기록관리의 방안을 제안하는 것이 목표이다. 연구결과 건축문화재 기록의 관리에 있어서 가장 큰 문제점은 기관별로 분산되어 있는 관리체계이다. 이에 기록 생산 기관인 문화재청, 지방자치단체, 문화재수리업자 각각이 기록을 분산 관리하되 통일된 시스템에 기록을 등록 관리하는 네트워킹 체계를 구축하는 방안과 전문 시설과 인력을 갖춘 전문적인 기록물 관리기관으로서의 건축문화재 전문 아카이브즈를 만들어 이를 통해 기록들을 통합 관리하는 방안을 제안한다.

최근, 웹을 이용한 기록정보의 유통과 이용이 증가하고, 정보적 활용 가치가 제고되어 웹사이트를 이용한 기록정보서비스가 기록관의 중요업무로 부각되고 있다. 웹을 이용한 기록정보서 비스의 핵심은 이용자가 원하는 기록정보의 검색을 용이하게 하는데 있다. 검색을 용이하게 하기 위해서는 검색시스템의 기본 메커니즘인 이용자질의와 기록정보표현의 매칭의 정확성이 요구된다. 이를 위해 기록정보 관리자들은 다양한 정보표현 도구를 이용하고 있지만, 이용자들은 여전히 정보검색 과정에서 어려움을 겪고 있다. 이를 개선하기 위해 본 연구에는 기록물의 기술정보 메타데이타를 중심으로 정보자원을 구조화하여 이용자 질의의 접근점을 확장하고, 의미있는 매칭을 통해 지식자원화된 검색결과값을 제공하기 위해 토픽맵 기반의 기록정보 검색시스템을 구축하고자 한다. 구축대상은 웹사이트를 이용하는 불특정 이용자이며, 구축범위는 국가기록포탈의 기록자원 중 대통령 기록물로 선정하였다. 구축단계는 다음과 같다. 1)기록물의 기술정보 메타데이타를 중심으로 토픽맵 기반의 기록정보서비스를 위한 온톨로지 모델을 설계한다. 2)설계한 온톨로지 모델을 바탕으로 국가기록포탈에서 추출한 정보자원목록을 에디터를 이용해 토픽맵으로 반입하여 검색시스템으로 구현한다. 3)구축된 검색시스템의 사용자 인터페이스에서 테스트질의를 통해 토픽맵기반 검색시스템의 특징을 확인하고 그 의미를 평가한다. 최종적으로, 의미적 추론에 의한 연관 네비게이션검색을 확인하고, 분산된 기록정보자원 간의 연계된 결과값을 통해 지식자원화의 가능성도 제시한다.

최근의 전자기록 환경을 맞아 기록물의 평가는 개별 기록의 내용적 가치에 따른 선별을 지양하고, 기록이 생성된 맥락인 기능에 대한 분석을 기반으로 이루어지고 있다. 기능평가는 0과 1의 비트스트림으로 구성된 방대한 양의 전자기록물을 일일이 평가할 수 없다는 현실적 측면에서도 지지를 받지만, 무엇보다 전자기록의 증거성 확보를 위해 행해지는 사전적인 업무분석과 밀접히 연계되어 수행된다는 점에서 전자기록 환경 하의 주된 평가방식으로 자리하게 된다. 우리나라도 지난 2006년 전자기록 환경에 대응한 기록관리혁신 과정에서 평가체제를 개편해 기능에 기반을 둔 평가방식으로 전환하였다. 이를 위해 정부기능분류체계를 기록물 분류체계로 삼아 업무분류와 기록분류를 통합시킴과 아울러 BRM 분류체계 내의 단위과제라는 기능에 보존기간을 책정케 함으로써 평가 상의 기능적 접근을 의도하였다. 하지만 기능평가에 대한 심도 있는 분석과정이 결여된 채개편작업을 추진함으로써, 평가의 논리 및 구체적 수행방식 면에서 여러 문제점들이 노정되어 있다. 이에 본고에서는 전자기록 환경을 맞아 새롭게 개편된 현행 평가제도의 개편 논리 및 수행방식을 분석한 다음, 평가방식 상의 문제점과 함께 그 개선방향을 제시하였다. 현행 평가제도는 기록물분류기준표를 근간으로 한 종전 제도의 단점을 보완하면서도 전자기록 환경에 대응하여 개편되었다는 점에서, 전자기록 환경 하의 중요기록 선별을 위한 제도적 골격을 마련하였다고 볼 수 있다. 하지만 평가의 핵심이라 할 수 있는 어떠한 대상을 어떠한 목적으로 선별할 것인가에 대해서는 그 철학 및 방책이 부족하다. 이러한 측면에서 본고에서 제시한 개선 방향을 크게 구분하자면, 우선 보존기간 책정을 기반으로 한 현행 평가방식의 한계를 극복하기 위해서는 각 기관별 업무분석을 대폭적으로 강화시킬 필요가 있다는 점이다. 둘째 전자기록의 현용적 가치 내지 필요성을 구체적으로 파악할 수 있는 방안 수립이 필요하며, 셋째 기록이 지닌 정보로서의 가치 선별을 강화시킬 방안 역시 마련되어야 한다는 점이다. 마지막으로는 국가적 차원의 중요기록물을 선별할 수 있는 별도의 평가전략 수립이 시급히 요청된다는 점과 더불어, 이를 기반으로 이원적 구도의 국가 평가체계를 형성해야 한다는 점이다.

1894년 6월에 갑오정권이 새로 등장하면서 근대적 개혁정책을 실시해갔다. 기록관리제도에서도 이전과는 크게 달랐다. 정부의 각 부처에 독자적인 기록관리부서를 설치하고, 기록관리 프로세스를 규정한 법률안을 공포하였다. 또한 독자적 연호 표기 및 국한문 혼용을 포함하여 공문서 양식을 전면 변경하였으며, 공문서 원본의 보존을 확대하였다. 고종은 1897년 10월에 대한제국을 선포하고, 갑오정권기에 약화된 왕권을 강화하면서 자신이 구상하는 개혁정책을 실시해 갔다. 먼저 왕권을 제한하였던 내각을 폐지하고 의정부를 복설하였으며, 왕권 견제를 위해 왕실과 정부를 분리하면서 만들었던 궁내부를 한층 확대 강화해갔다. 아울러 황제권을 강화해가는 물리적 기반인 군대와 경찰 및 재정 등의 영역을 고종이 직접 장악해가는 정책을 실시하였다. 그리하여 원수부, 경부를 직접 창설하여 황제 직속으로 하였으며, 황제 산하의 재정적 기반을 구축하기 위해 궁내부 산하 내장원에서 국가의 여러 세금을 직접 징수하도록 하였다. 대한제국기의 기록관리제도는 갑오정권기의 그것을 계승하였다. 먼저 정부와 황제 직속의 권력기구에서는 기록관리부서를 설치하였다. 의정부와 정부 부서는 물론이고 황제권을 뒷받침하는 특별기구인 궁내부, 원수부, 경부, 통신원, 지계아문 등의 권력기관에서도 문서과와 기록과를 두어 기록관리를 독자적으로 행하도록 하였다. 정부 업무의 효율을 증가시키고 체계적으로 수행하기 위해서는 기록관리부서를 분립하는 것이 효과적이라고 여겼던 것이다. 다음으로 부서마다 약간 차이가 있지만, 현용기록과 비현용 기록을 관리하는 부서를 분립하였다. 대체로 문서과에서는 현용문서의 접수와 발송 및 기안을 담당하였으며, 기록과에서는 주요 문서 및 영구보존문서의 보존 및 편찬을 담당하도록 하였다. 이것은 기록의 생애주기(life cycle)를 고려하고, 기록물 평가를 염두에 두면서 기록관리를 행하고자 하는 인식이 근대적 형태로 발현되었던 것이다.

본 연구의 목적은 진본 전자기록의 장기보존을 위한 정책 프레임워크를 개발하는 것이다. 정책 프레임워크를 개발하기 위하여 진본전자기록의 장기보존을 위한 국제연구 프로젝트인 InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System: 이하 IP로 약칭)의 주요 성과물을 심층적으로 분석하였다. (1) IP 연구프로젝트의 결과 중 정책적 시사점을 갖는 성과물을 선정하여, (2) 여기 포함된 원칙과 지침을 작은 단위로 해체하고, (3) 그 내용적 연관성에 따라 범주화하여 (4) 진본 전자기록의 장기보존을 위한 정책 프레임워크를 제안하였다. 이 연구가 제안하는 정책 프레임워크는 국가적 차원이나 한 조직의 차원에서 전자기록 보존을 위한 정책과 전략을 수립하거나 표준, 지침 등의 도구를 개발하는 데 있어서의 기본 틀이 될 것이다.

행정정보시스템은 계속 숫자가 증가하고 있음에도 불구하고 기록관리의 사각지대에 있어서 시스템이 노후화되거나 새로 개발되는 경우 기록이 손실될 위험을 내포하고 있다. 또한 기록관리를 염두에 두지 않고 설계되었기 때문에 기록의 특성과 요건을 만족하지 않은 상태로 관리되고 있다. 기록관리 선진국에서는 정부차원에서 데이터세트 기록의 중요성을 인지하여 데이터세트 아카이브를 운영하는 사례도 있고, 보존을 위한 관리체계나 보존포맷에 대한 프로젝트를 수행한 사례도 있다. 우리나라도 데이터세트에 대한 기록관리 체제와 개별 행정정보시스템에 대한 연구가 조금씩 수행되고 있으나 공식적인 관리 체계가 수립되지는 않은 상태이다. 본 논문에서는 이러한 방향성에 기본 하여 전자정부 추진 전략의 틀에서 데이터세트 식별체계의 수립과 기록관리기준의 설정 전략을 제안하였다. 행정정보시스템 기록화를 위한 데이터세트 선별 절차를 (1)기록화 대상 데이터세트 결정, (2)데이터세트 기록 건 식별 단계, (3)데이터세트 기록의 관리계층 구성 단계로 나누어 정리해보았다. 이 논문은 데이터세트에 대한 보존포맷이나 데이터세트 아카이브 단계에서의 관리절차 등 아카이빙 단계의 문제는 연구내용에 포함하지 않았다.