행정정보 데이터세트의 기록관리 방안

Managing Data Set in Administrative Information Systems as Records

Abstract

기록관리 전문가와 학자들은 행정정보 데이터세트 기록의 관리 필요성과 그 시급성을 역설하여 왔으나 실제 현장에서 데이터세트의 관리는 시행하지 못 하고 있는 실정이다. 데이터세트는 기술 종속적인 특성과 방대한 규모는 물론 시스템별 다양한 운영 환경으로 인해 현행 종이기록 중심의 표준 기록관리 지침과 절차를 적용하기 어렵다. 무엇보다 데이터세트 자체의 고유한 특성을 수용하는 관리체계가 필요하며, 그 관리 방안은 업무 현장에서 적용할 수 있어야 한다. 이 연구는 공공기관에서 실제 운영 중인 행정정보시스템의 데이터세트의 현황을 조사한 분석 결과에 기반하여 데이터세트 관리 방안과 절차를 개발하여 제시하였다.

Records management professionals and scholars have emphasized the necessity of managing data set in administrative information systems as records, but it has not been practiced in the actual field. Applying paper-based records management standards and guidelines to data set management proved to be a difficult task because of technology-dependent characteristics, vast scale, and various operating environments. Therefore, the data set requires a management system that can accommodate the inherent characteristics of records and can be practically applied. This study developed and presented data set management methods and procedures based on the analysis of data set in public administrative information systems operating in public institutions.

<그림 1> 관리 단위 도출 단계

<그림 2> 화학물질종합정보시스템 기능 분석 사례

<그림 3> 화학물질종합정보시스템 데이터 모델 분석 사례

<그림 4> 동일 테이블 내 다른 보존기간 존재 형태

<그림 5> 다른 보존기간 사이 데이터 공유 형태

<그림 6> 데이터세트의 현행 기록분류체계 대응 사례

<그림 7> 데이터세트 관리를 위한 정보

<그림 8> 데이터세트 관리 절차

<표 1> 분석 대상 행정정보 시스템

<표 2> 분석 기초 자료의 내용

<표 3> 시스템 기능 분석의 내용

<표 4> 데이터 모델 분석의 내용

<표 5> 조사 대상 시스템의 관리 단위 사례

<표 6> 데이터세트 관리기준표(관리기관, 업무, 법규 정보)

<표 7> 데이터세트 관리기준표(시스템 정보)

<표 8> 데이터세트 관리기준표(데이터 정보)

<표 9> 데이터세트 관리기준표(기록관리정보)

<표 10> 데이터세트 기록관리 절차