Journal of Korean Society of Archives and Records Management (한국기록관리학회지)

Korean Society of Archives and Records Management (한국기록관리학회)
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A Study on Transferring Electronic Records from Record Production System to Record Management System Using Cloud Storage

클라우드 저장소를 활용하여 기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 전자기록물을 이관하는 방안에 관한 연구

  • 김주영 (충남대학교 대학원 기록학과 기록관리학 전공) ;
  • 김순희 (충남대학교 문헌정보학과)
  • Received : 2018.10.30
  • Accepted : 2019.05.22
  • Published : 2019.05.31
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Abstract

In this study, we propose a logical transfer method of records using cloud storage to solve the integrity problem of digital component, which is generated when electronic records are transferred from the electronic record production system to the record management system. This method, which produces electronic records using cloud storage from the production stage and transfers them to the archives, has the following advantages. First, as a record management method, it can be effectively applied in public institutions by utilizing cloud computing technology, which has been the trend recently. Second, unlike the existing method of copying and physically transferring electronic records, the proposed method can reduce various risk factors that may occur in the transfer of electronic records by logically transferring the storage. Third, the method can prevent errors of the digital component according to the physical transfer of the electronic record; hence, the integrity of the electronic record can be guaranteed. Fourth, administrative power and cost that are wasted because of the electronic transfer of electronic records can be reduced.

본 연구에서는 전자기록물을 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 이관할 때 발생되고 있는 디지털컴포넌트의 무결성 훼손 문제를 해결하고자 클라우드 저장소를 활용한 기록물의 논리적 이관방안을 제안하였다. 생산단계에서부터 클라우드 저장소를 활용하여 전자기록물을 생산하고, 이를 기록관으로 이관하는 전자기록물의 논리적 이관 방식은 다음과 같은 장점을 가지고 있다. 첫째, 최근에 점차 확대되고 있는 클라우드 컴퓨팅 기술을 활용하여 공공기관의 업무방식에 효과적으로 적용할 수 있는 기록물관리 방안이다. 둘째, 전자기록물을 복사하여 물리적으로 이관하는 기존의 방식보다 논리적으로 보관권한 만을 이양함으로서 전자기록물의 이관 시 발생할 수 있는 각종 위험 요소를 줄일 수 있다. 셋째, 전자기록물의 물리적인 이관에 따른 디지털컴포넌트의 오류를 미연에 방지할 수 있어 전자기록물의 무결성을 보장할 수 있다. 넷째, 전자기록물의 이관업무 수행을 위해 낭비되고 있는 행정력과 비용을 절감할 수 있다.

Keywords

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<그림 1> 전자기록물의 이관 방식(물리적 이관)

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<그림 2> 전자기록생산시스템과 기록관리시스템간의 전자기록물 이관 절차

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<그림 3> High level architecture of Parliament's digital repository

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<그림 4> 클라우드 저장소를 활용한 전자기록물의 논리적 이관 개념도

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<그림 5> 클라우드 저장소의 디지털컴포넌트 생성 규칙

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<그림 6> 클라우드 저장소를 활용한 전자기록물의 논리적 이관 절차

<표 1> 이관 절차별 소요 인원

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<표 2> 오류 유형별 발생 내역

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<표 3> 클라우드 기록관리시스템 운영기관

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<표 4> 이관 방식에 따른 소요 인원 비교표 (5백만 건 기준)

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