Design and Implementation of Document Management System using Near Field Communication

비접촉 근거리 무선통신을 이용한 문서관리 시스템의 설계 및 구현

Abstract

In spite of the convenience and cost-effectiveness of an electronic document management system the paper-type documents still should be stored for a comparison against the original documents. In this paper, for the efficient management of paper documents, we designed and implemented a document management system using smart devices equipped with NFC(Near Field Communication) technology. To implement the proposed system we designed a database for document management and developed an Android application for smart device using Eclipse 3.0 and Java programming. Whenever we touch the smart phone on the NFC tags which are attached to the paper-type documents and document boxes, it is possible to registering, searching and carrying in and out services for documents and boxes. This study provides smart phone users with systematic, economical and convenient paper-type documents management functions, and thus enhances the business efficiency.

1. 서 론

효율적인 정보자원 관리를 위한 방법으로써 정보의 디지털화에 대한 논의가 있어 왔으며, 이러한 것은 모든 정보를 디지털화하고 관리하기 위한 전자문서관리시스템에 관한 연구로 이어졌다.

그러나 정보의 디지털화가 가져다주는 관리의 편의성과 관리비용의 절감에도 불구하고 아직도 많은 조직에서는 법적으로 영향을 미칠 수 있는 문서에 대해서는 종이문서를 그대로 사용하고 있는 실정이다[1]. 그 이유는 종이문서는 일단 출판이 되면 오랜 기간 보존할 수 있으며, 전자문서가 가지는 복제와 수정, 위‧변조와 같은 취약점을 해결할 수 있기 때문이다. 전자문서에다 보안이나 진본성을 확보하기 위한 체계를 통해 전자문서의 취약점을 극복하려고 하나 아직까지는 법적 증거력 부재로 이어져 전자문서에 대한 활성화로 이어지지 못하고 있다[2].

하지만 증가하는 종이문서는 빠른 정보검색을 저해하고, 수작업에 의한 비효율적인 업무 처리는 병렬처리를 방해하고 생산성 저하를 초래하게 된다. 또한 전자문서관리시스템에 저장되어 있지 않은 내용은 공유할 수 없기 때문에 신속하게 액세스할 수 없으며, 대응이 늦어지는 등 중요한 정보자산을 유효하게 활용되지 않는 경우가 많다[2].

대부분의 기업들이 전산시스템을 기반으로 업무를 처리하고 있는 추세이므로 늘어나는 종이 문서에 대한 관리 불편을 해소하고 문서 정보에 대한 효율적인 관리 체계를 통해 업무 효율성 및 생산성 제고의 필요성이 증가하고 있다[3].

본 논문에서는 이러한 종이 문서의 효율적인 관리를 위해 비접촉 근거리 무선통신(NFC: Near Field Communication) 기술이 탑재된 스마트폰을 이용한 문서 관리 방안에 대해 연구하였다.

이러한 NFC 기술을 활용한 문서관리 기술은 스마트폰 사용자에게 체계적이고 편리한 종이문서 관리 기능을 제공하며 별도의 추가 장비가 필요 없으므로 경제적일 뿐만 아니라 시스템 간소화로 업무의 효율성을 높여줄 것으로 기대한다.

본 논문의 구성은 다음과 같다. 본 논문의 2장에서는 문서관리시스템의 개요 및 관련 기술 개발 동향에 대해 살펴보았으며, 3장에서는 본 연구의 핵심인 NFC 기술에 대해 살펴보고서 이를 활용한 문서관리 시스템의 데이터베이스 설계 및 주요 기능의 설계 결과를 제시하였다. 그리고 본 논문의 핵심인 4장에서는 제안하는 NFC 기반의 문서관리시스템의 개발 환경 구축 및 구현 결과를 제시하였다. 마지막으로 5장에 결론 및 향후 연구 과제를 다루었다.

 

2. 문서관리시스템 개요 및 관련 연구

2.1 문서관리시스템 개요

컴퓨터가 등장하기 이전의 정보는 대다수가 종이문서 형태로 저장이 되고 관리가 되어왔다. 이에 따라 전통적인 문서관리시스템이라 함은 관리대상이 되는 종이문서를 관리하기 위한 하나의 체계적인 방법으로 이해할 수 있다.

조직 내 문서정보의 생산과 관리는 조직의 어떤 활동, 어떤 프로세스 및 어떤 시스템에 있어서 없어서는 안 되는 중요한 요소이다. 문서정보의 생산과 관리는 업무의 효율성, 설명책임성, 위험 관리 및 업무의 지속성을 가능하게 한다. 또한 이는 조직이 가지고 있는 정보자원의 가치를 비즈니스, 사업 및 지식 자원으로서 이용하고 공동체의 기억 보존에 기여할 수 있도록 한다[4].

전통적인 문서관리시스템의 대표적 방법으로는 파일링(Filing) 방법이 사용되었다. 일반적으로 파일링이란 문서가 작성되어 내용이 완성되면 차후에 그 자료가 필요할 때 언제든지 활용하기 위해서 문서를 체계적으로 분류, 정리, 보관하는 것을 말한다. 이 때 문서의 정리, 보관, 폐기에 이르는 일련의 기술적인 제도를 보통 파일링 시스템(Filing System) 이라고 한다[5]. 이러한 파일링 시스템은 주로 가나다순, 알파벳순, 문서 주제별 혹은 거래처 지역이나 범위 등과 같은 사용자의 기준에 따른 분류 체계를 가지게 되며, 근래의 문서관리를 위한 시스템의 기반이 되는 방법으로 인정받고 있다[6].

Fig. 1은 기존의 파일링 시스템으로 종이 문서가 관리되는 모습을 보여준다.

Fig. 1.Paper-type Documents Management based on the Filing.

일반적으로 문서관리시스템은 전자문서관리를 의미한다. 전자문서관리는 컴퓨터 프로그램과 저장 장치를 이용하여 기업 내의 여러 종류의 문서들을 관리하는 것이다. 전자문서관리시스템은 기업과 기업 내 사용자들이 전자 문서를 직접 만들거나 아니면 종이 문서를 전자문서의 형태로 변환한 뒤에 저장, 편집, 출력 및 처리를 지원하며, 텍스트 형태 뿐만 아니라 이미지, 비디오, 오디오와 같은 멀티미디어 형태의 문서도 관리할 수 있게 해준다[7].

전자문서관리시스템은 종이 문서를 디지털화하기 위한 스캐너, 종이로 출력하기 위한 프린터, 서버 컴퓨터와 저장장치, 서버 프로그램 그리고 문서를 체계적으로 저장 관리하기 위한 데이터베이스 등을 포함하게 된다[8]].

2.2 관련 연구

파일링 방식은 별도의 기술이나 장비없이 수작업에 의해 종이 문서를 저장 관리하는 방법에 불과하며, 전자문서 관리시스템은 종이 문서 자체의 보관 방법이 아니라 원본 문서를 디지털화한 다음 이를 데이터베이스화 하여 문서를 관리하는 방법에 해당한다.

종이 문서 자체의 보관 관리를 위해 RFID(Radio Frequency IDentification) 기술을 이용하는 방법이 있다[9]. 이러한 문서관리 방식을 RDMS(RFID Document Management System)라고 하며, 이는 RFID 기술을 이용하여 종이문서의 중복생산 방지, 위치추적, 보안을 관리하여 비효율적인 종이문서 관리를 혁신하기 위한 시스템으로 볼 수 있다.

RFID는 무선 주파수를 이용하여 대상(물건, 사람 등)을 식별할 수 있는 기술로서, 안테나와 칩으로 구성된 RF 태그에 사용 목적에 알맞은 정보를 저장하여 적용 대상에 부착한 후 판독기에 해당하는 RFID 리더를 통하여 정보를 인식하는 방법으로 활용된다. 주로 교통카드, 주차관리, 도서관리, 출입통제용 카드, 동물식별, 하이패스용 카드 등에 응용되고 있다[9,10].

문서 생성 및 반입시 RFID 태그를 포함하도록 하고, RFID 태그는 문서의 식별을 위한 식별코드를 부여받게 된다. 이를 인식하기 위해 작업공간에 안테나와 센서가 설치되며, 이를 관리하기 위한 시스템이 구성된다. 온라인상의 문서 관리 서버에 종이문서가 포함한 정보를 데이터베이스로 저장하여 식별코드 호출시 정보를 제공한다. 또한 RFID가 갖는 특성 중 하나인 위치정보를 통해 해당 문서의 위치를 제공한다. 제공받은 위치 정보를 토대로 해당 문서를 비인가 부서에서 열람중인지 회사 밖으로 유출되었는지 추적 등이 가능하다.

스티커 형의 RFID 태그 부착 방식에서 벗어나 반도체, 디스플레이, 전자 산업 등의 전자부품 소재에 활용 가능한 전자 잉크를 이용해 종이 문서에다 직접 RFID 태그 박막을 생성하거나 프린팅 하는 방법을 이용해 문서를 관리하는 방법에 대한 연구 논문도 발표된 바 있다[11].

이처럼 RFID 태그와 전용 리더기를 이용해 종이 문서를 관리하는 시스템은 이미 개발되어 있으나 그 효용 가치가 낮은 편이라 대부분의 회사에서는 여전히 기존의 파일링 방식으로 종이 문서를 관리하거나, 기존의 종이 문서를 스캔 이미지로 저장하여 전자문서로서 관리하는 추세이다.

통신 기술의 급속한 발전으로 스마트폰 보급률이 급증하고 있으며, 스마트폰을 이용해 종이가 필요없는 문서를 생성 관리하고자 하는 노력은 급속도로 발전하고 있는 편이다[12,13]. 하지만 스마트폰을 이용해 기존의 종이 문서를 관리할 수 있는 시스템 개발에 대한 연구는 아직까지 발표된 바가 없다. 아울러 스마트폰에 기본 탑재된 NFC 기술 역시 교통 카드나 소액 결제 등의 분야에서 주로 이용되고 있지만, 이를 기존의 종이 문서 관리에 이용하려는 시도는 연구 발표 논문이나 특허 검색을 통해서도 찾아볼 수가 없다.

따라서 본 연구에서 다루고자 하는 NFC 기술과 스마트폰을 이용한 기존의 종이 문서 관리 시스템의 설계 및 구현 의미는 높다고 볼 수 있다.

 

3. NFC를 이용한 문서관리시스템 설계

3.1 NFC 기술의 개요

NFC 기술은 Table 1에서 보는 바와 같이 교통카드와 소액결제 등에 활발히 이용되고 있으며, 최근 스마트폰에 기본적으로 탑재되어 있어 다양한 분야에 활용 가치가 높은 무선통신 기술이다. NFC 기술은 RFID 기술의 한 종류로서 13.56MHz 주파수를 사용하며 0.1s 이내의 반응 속도를 보여주고 있으며 보안에 우수하다. 다른 RFID 기술과는 달리 양방항 통신을 제공하고 읽기/쓰기를 모두 지원하고 있을 뿐만 아니라 스마트폰만 있으면 별도의 리더 기기가 필요 없다는 장점을 가진다[14,15].

Table 1.Comparison between NFC and Other Communication Technologies

3.2 NFC를 이용한 문서관리시스템 요구사항

본 논문에서 제안하는 NFC 기술을 이용한 문서관리시스템을 구현하기 위하여 다음과 같이 요구사항을 분석하고서 이에 따른 시스템 개발 방향을 제시하고자 한다.

첫째, 문서철과 보존 상자에 NFC 태그를 부착하고서 NFC 기술이 탑재된 스마트폰을 갖다 대면 태그 식별자에 해당하는 문서 정보나 보존 상자내 문서 리스트를 서버 데이터베이스로부터 읽어와 스마트폰 화면으로 확인할 수 있어야 한다.

둘째, 기존 RFID를 이용한 문서관리 시스템과는 달리 별도의 리더기 및 태그 프린터가 필요 없이 어플리케이션만으로 모든 시스템 구동이 가능해야 한다. 스마트폰이 태그의 리더 역할과 문서관리 기능을 함께하기 때문에 하드웨어 인식 작업이 필요하지 않아 즉시 문서관리 업무가 가능할 것이다.

셋째, 기존 바코드 및 QR코드 등과 같이 어플리케이션을 실행시켜 초점을 맞추어 사진을 찍어야 하는 방식이 아니라 NFC 태그에 가벼운 접촉만으로 스마트폰에서 기능 동작이 가능하도록 한다. 또한 NFC 태그는 양방향 통신을 이용해 읽기와 쓰기가 모두 가능해 태그의 재활용이 가능하다는 장점이 있다.

마지막으로, 어플리케이션으로 개발되었기 때문에 전체 시스템은 간편하고 사용하기에 복잡하지 않아 별도의 매뉴얼 없이도 스마트폰 사용자라면 손쉬운 사용이 가능해야 한다.

3.3 NFC를 이용한 문서관리시스템 구조 설계

본 논문에서 제안하는 NFC 기술을 이용한 문서관리시스템은 기존 RFID 기반의 문서관리시스템의 장점을 활용하여 효율적인 문서 반출, 반입 및 관리가 가능하도록 설계하였다. 개발하고자 하는 시스템의 전체적인 구조는 Fig. 2와 같다.

Fig. 2.Overview of NFC-based Document Management System.

NFC 기술을 이용한 문서관리시스템은 DB 서버와 모바일 어플리케이션 그리고 문서와 박스에 부착되는 NFC 태그로 구성된다. 문서 관리를 담당하는 관리자는 모바일 어플리케이션의 각 메뉴를 이용하여 문서나 박스를 등록하고 삭제할 수 있으며, 문서반출 및 반입뿐만 아니라 문서 검색까지 가능하다.

스마트폰을 박스나 문서에 부착된 NFC 태그에 접촉했을 때 태그 식별자에 해당하는 정보가 서버에 존재하지 않는 경우에는 신규 태그로 인식하여 문서나 박스의 신규 등록 단계를 거치도록 하였다.

DB 서버로 부터 문서 보존 박스에 부착된 NFC 태그의 식별자에 해당하는 정보를 읽어와 박스 이름, 보존 기간 및 관리 책임자를 확인할 수 있으며, 박스 내에 어떠한 문서들을 담고 있는지를 확인할 수 있다. 또한, 문서에 부착된 NFC 태그의 식별자를 이용해 문서명, 문서 작성자 및 문서 작성 일자를 확인할 수 있다.

반출/반입 기능은 NFC 태그가 부착된 문서에 대해서만 적용되며 DB 서버에 저장된 문서 정보의 상태를 반출/반입 상태로 변경하여 관리되도록 하였다.

3.4 NFC를 이용한 문서관리시스템 주요 기능 설계

3.4.1 문서 등록

종이 문서에 NFC 태그를 부착하고서 스마트폰을 갖다 대면 새로운 태그 식별자를 할당함과 동시에 문서명, 작성자, 작성일자 정보를 등록할 수 있도록 하였다. 문서는 특정한 박스 내에서 보관되어야 할 것이므로 문서 정보 입력의 다음 단계로서 문서가 보관되어야 할 박스에 부착된 NFC 태그에 스마트폰을 한번 더 갖다 대면 새로운 문서 등록 절차가 끝난다. 문서에 부착된 NFC 태그 식별자와 박스에 부착된 NFC 태그 식별자 그리고 문서 정보가 함께 서버의 데이터베이스 내에 저장되도록 하였다. 문서등록 절차가 완료되면 해당 문서를 보존 박스에다 꽂아두면 된다. 기존의 RFID 방식과는 달리 별도의 장비가 필요하지 않고 스마트폰을 이용해 직접 문서등록이 가능하다.

3.4.2 박스 등록

문서 등록과 마찬가지로 문서들을 보존하게 될 박스에다 NFC 태그를 부착하고서 스마트폰을 갖다 대면 새로운 박스용 태그 식별자를 할당함과 동시에 상자명, 보존기간, 관리책임자 정보를 등록할 수 있도록 하였다. 기존의 RFID 방식은 태그에 박스 정보를 기록한 다음 태그 프린터를 통해 출력한 다음 박스에다 부착해야 하는 방식이나 NFC 방식은 미리 박스에 빈 태그를 부착해 놓고서 스마트폰 화면 상에서 박스 정보를 기록하기만 하면 된다.

3.4.3 문서 검색

NFC 태그가 부착된 문서 박스에 스마트폰을 갖다 대면 해당 박스 정보와 더불어 박스 내에서 관리되고 있는 모든 문서 리스트가 화면상에 출력된다. 문서리스트에는 반출중/반출가능 상태가 표시되므로 박스 내에 실제 존재하는 문서와 반출중인 문서를 쉽게 확인할 수 있다. 문서 리스트에서 특정 문서를 선택하면 해당 문서의 문서명, 작성자, 작성일자와 문서에 대한 내용을 간략하게 보여준다. 특정 문서에 대해 상세 정보를 확인하고자 한다면 박스에서 문서를 꺼내 문서에 부착된 NFC 태그에다 스마트폰을 갖다대면 된다.

3.4.4 문서 반출

문서 검색 화면상에 나타나는 문서 리스트에서 특정 문서가 반출가능 상태인 경우에 한해 문서 반출 기능을 이용할 수 있다. 문서 정보를 간략히 보여주는 화면에서 하단에 있는 반출/반입 버튼을 클릭하는 경우 반출자에 대한 정보 관리가 가능하도록 신분증 태그를 요구한다. 이 때 사용자가 스마트폰에다 NFC 태그가 부착된 자신의 신분증을 갖다 대면 해당 문서는 반출중 상태로 바뀌며, 사용자는 문서 박스에서 직접 해당 문서를 가지고 가면 된다. 이후 문서 박스에 스마트폰을 갖다 대면 이 문서는 반출중 상태로 나타나므로 반출이 불가능 하게 된다.

3.4.5 문서 반입

문서 반입시에는 스마트폰을 반입하고자 하는 문서에 부착된 NFC 태그에 갖다 대면 해당 문서의 요약 정보와 함께 보존 박스의 위치 정보가 나타난다. 이 때 화면 하단에 있는 반출/반입 버튼을 클릭하면 반입자의 정보를 확인하는 신분증 태그를 요구한다. 반출자와 반입자의 신분증 태그가 일치하는 경우 반입 처리가 완료되며 해당 문서의 상태는 반출가능 상태로 바뀐다. 반입자는 자신이 가져온 문서를 문서박스에다 꽂아놓으면 된다.

3.4.6 박스 변경

문서를 다른 보존 박스로 변경하고자 하는 경우가 발생할 수 있다. 이 경우에는 문서 검색 화면에서 이동하고자 하는 문서를 선택한 후 문서 수정 버튼을 클릭하면 된다. 문서 자체의 정보는 변경되지 않으므로 그대로 두고서 수정완료 버튼을 클릭하면 보존박스 태그에 갖다 대라는 안내가 뜨게 된다. 이 때 새로운 보존 박스에 부착된 태그에다 스마트폰을 갖다 대기만 하면 특정 문서의 박스 변경 절차는 간단히 완료된다.

3.5 NFC를 이용한 문서관리시스템 데이터베이스 설계

앞서 기술한 기능을 고려해 문서관리시스템의 데이터베이스를 설계함에 있어 먼저 E-R(Entity-Relation) 다이어그램을 작성한 다음 시스템에 필요한 데이터베이스 테이블들을 설계한다. 개체를 구성하는 몇 가지 중요한 속성을 중심으로 개체와 개체간의 관계를 표현한 E-R 다이어그램은 Fig. 3과 같다.

Fig. 3.E-R Diagram for NFC-based Document Management System.

E-R 다이어그램에서 엔티티는 문서등록, 박스등록, 검색, 반출/반입, 직원 테이블로 구성된다. 이러한 E-R 다이어그램을 토대로 생성하게 될 데이터베이스의 테이블 리스트는 Table 2와 같다.

Table 2.Major Table Lists for System Implementation

boxTAG 테이블에는 박스 정보가 저장되는데, 기본적인 박스태그 식별자와 박스명, 보존기간, 관리책임자, 보관위치 등의 필드들로 구성된다. document-TAG 테이블에는 해당 문서태그 식별자, 문서명, 작성자, 작성일자, 내용 요약, 반출/반입상태 정보가 담기며, 이 문서가 어느 박스에 담겨 보관될 것인지를 가리키는 박스태그 식별자 필드가 꼭 필요하다.

문서 보존 박스에 부착된 NFC 태그에 스마트폰을 갖다 대었을 때 documentTAG 테이블에서 해당 박스태그 식별자를 포함하는 모든 레코드들을 읽어와 화면상에 보여주게 된다. 여기서 특정 문서를 선택하면 documentTAG 테이블에서 해당 문서태그 식별자가 포함된 레코드의 정보를 읽어와 화면상에 보여 주는 방식으로 동작함을 알 수 있다.

document_InOut 테이블은 문서의 반출/반입에 관련된 테이블이다. 문서의 반출/반입 이벤트가 발생했을 때에 해당 문서식별자 태그, 반출/반입일자, 직원태그 식별자 정보가 저장된다. 그리고 identificationTaG 테이블은 직원의 정보가 저장되어 있는 테이블이다. 직원의 신분증 태그 식별자와 더불어 직원명, 부서명 그리고 직급정보 저장된다.

 

4. NFC를 이용한 문서관리시스템 구현

이 장에서는 앞서 살펴본 문서관리시스템 설계 요구사항 분석, 시스템 구조 및 기본 기능 설계, E-R다이어그램 구성 및 데이터베이스 테이블 설계 등의 결과를 활용하여 NFC를 이용한 문서관리시스템을 직접 구현한 내용을 기술하고자 한다.

4.1 시스템 개발 환경

본 논문에서 제안하는 NFC를 이용한 문서관리시스템을 구현하기 위한 개발 환경은 Table 3과 같다.

Table 3.System Development Environments

Linux 운영체제가 탑재된 서버 시스템에 무료 이용이 가능한 MySQL 데이터베이스 관리시스템(DBMS: Database Management System)을 탑재하여 설계한 데이터베이스 테이블들을 생성하였다. NFC를 이용한 문서관리 기능은 스마트폰 어플리케이션 형태로 개발되므로, Windows XP 운영체제가 설치된 PC에다 Java 프로그래밍 개발 도구인 Eclipse 3.0을 설치하여 모바일 응용 프로그래밍 환경을 구축하였다. 개발한 어플리케이션은 PC 에뮬레이터 상에서 동작을 확인하였을 뿐만 아니라 Android 모바일 운영체제가 탑재된 스마트폰에 직접 설치하여 정상 동작을 확인하였다.

4.2 시스템 구현 결과

Fig. 4는 본 논문에서 제안하는 NFC 기반의 문서관리시스템을 직접 개발한 다음 이를 스마트폰에 탑재하여 기능 동작을 확인하는 모습을 보여주고 있다.

Fig. 4.Operation of NFC-based Document Management System.

본 논문에서 개발한 어플리케이션의 초기화면은 문서등록, 박스등록, 검색, 반출/반입의 네 가지 메뉴로 구성되어 있다.

Fig. 5는 초기화면 메뉴에서 문서등록과 박스등록을 선택하여 문서와 박스를 신규로 등록하는 과정을 보여주고 있다.

Fig. 5.Registration of Documents and Boxes.

문서 등록 화면에서 문서명, 작성자, 작성일자 정보를 입력한 다음 문서에 부착된 NFC 태그에 갖다 대면 새로운 문서태그 식별자가 기록되며, 이 문서가 담길 박스 태그에다 갖다 댄 후 등록 버튼을 누르는 것으로 신규 문서 등록 절차는 간단히 완료된다. 사용자는 문서 등록 절차가 완료되면 해당 문서를 박스에다 꽂아두면 된다.

박스 등록도 문서 등록과 유사하게 박스명, 보존기간, 관리책임자, 보관위치 등의 정보를 입력한 후에 박스에 부착된 NFC 태그에 갖다 대면 새로운 박스태그 식별자를 부여함과 동시에 관련 정보가 데이터베이스 테이블에 저장된다. 사용자는 해당 박스를 지정한 보관 위치에다 갖다 두면 된다.

개발한 어플리케이션을 실행한 상태에서 스마트폰을 문서들을 보관하고 있는 박스에 부착된 NFC 태그에 갖다 대면 Fig. 6에서와 같이 해당 박스태그 식별자를 포함하는 모든 문서 리스트를 데이터베이스에서 가져와 보여준다.

Fig. 6.Document Searching Process.

박스에 대한 정보와 더불어 박스 내에 보관중인 문서 리스트들이 나타나며 반출 상태 확인도 가능하다. 여기서 특정 문서를 선택하게 되면 해당 문서의 요약 정보를 볼 수 있다.

반출가능 상태의 문서를 반출하고자 하는 경우 문서의 요약 정보를 보여주는 화면에서 하단에 있는 반출/반입 버튼을 클릭하면 Fig. 7과 같이 반출 과정이 진행된다.

Fig. 7.Document Borrowing Process.

앞서 언급한 바와 같이 반출자의 신분증 태그를 요구하므로 신분증을 스마트폰에 갖다 대면 반출자의 인적사항을 담은 반출정보를 보여준다. 반출일자는 시스템의 일자를 자동으로 불러와 저장함으로써 반출시기의 투명성을 보장한다. 반출 정보 화면에서 반출등록 버튼을 누름과 동시에 반출 알림을 보여주고서 반출 절차는 완료된다. 이제 박스에서 문서를 꺼내 가져가기만 하면 된다. 해당 박스의 NFC 태그에다 다시 스마트폰을 갖다 대어 보면 해당 문서가 반출중으로 표기되어 있음을 확인할 수 있다.

문서를 반입하고자 하는 경우에는 문서 전면에 부착된 NFC 태그에 어플리케이션이 실행중인 스마트폰을 갖다 대면 앞서 Fig. 7에서와 마찬가지로 해당 문서의 요약 정보와 함께 보존 박스의 위치 정보를 알 수 있다. 이 때 화면 하단에 있는 반출/반입 버튼을 클릭하고서 신분증 태그를 갖다 대면 된다. 마찬가지로 반입일자는 시스템의 일자를 자동으로 등록하므로 반입시기의 투명성을 보장한다. 반입 처리가 완료되며 해당 문서의 상태는 반출가능 상태로 바뀌며, 자신이 가져온 문서를 해당 위치의 문서 박스에다 꽂아놓으면 된다.

본 논문에서 연구 개발한 문서관리시스템의 문서들과 박스에는 스티커형 NFC 태그를 사용했으며, 신분증에는 Fig. 8에서 보는 바와 같이 카드형 태그에다 사진을 부착해 활용하였다.

Fig. 8.NFC Identification Tag.

 

5. 결 론

본 논문에서는 종이 문서의 효율적인 관리를 위해 비접촉 근거리 무선통신 기술이 탑재된 스마트폰을 이용한 문서관리시스템을 설계 및 구현하였다. 제안하는 문서관리시스템은 기존의 RFID 기술을 이용한 문서관리 기술과는 달리 별도의 리더기가 필요없이 스마트폰에 탑재된 기본적으로 탑재된 NFC 기술과 스마트폰 어플리케이션 만으로 구동할 수 있도록 하였다. 본 시스템의 소프트웨어 구현을 위해 서버 컴퓨터에 데이터베이스를 구축하고 Eclipse 3.0 개발툴을 이용한 자바 프로그래밍을 통해 안드로이드 기반의 스마트폰 어플리케이션을 개발하였다.

본 시스템은 서류철과 보존 상자에 NFC 태그를 부착하고서 개발한 어플리케이션이 탑재된 스마트폰을 접촉하면 문서 등록, 박스 등록, 문서 검색, 박스 변경 등이 가능하며, NFC 태그가 부착된 신분증을 이용하여 문서의 반출 및 반입 기능을 제공한다.

본 논문에서 개발한 NFC 기반의 문서관리시스템은 스마트폰 사용자에게 체계적이고 편리한 종이문서의 관리 기능을 제공하며, 별도의 추가 장비가 필요 없으므로 경제적일 뿐만 아니라 시스템 간소화로 인해 업무의 효율성을 높여준다.

향후 연구과제로서 기존의 RFID 방식과의 업무 효율성 차원에서의 성능 비교 분석 및 다양한 모바일 플랫폼에서 범용으로 활용 가능한 문서관리시스템 개발을 추진할 예정이다.