• 한국기록관리학회지
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• 제12권1호
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• pp.79-94
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• 2012

업무관리시스템은 기록을 업무분류에 맞추어 관리하고, 기존에 소홀하였던 회의, 지시사항, 메모 등을 기록관리체계로 편입시켰다. 기록관리 차원에서 높이 평가받는 업무관리시스템이지만, 기록의 생산 및 관리차원에서 여러 문제점이 노출되었다. 이 글은 기록을 생산에서부터 처분단계까지 끊김없이 관리하기 위해, 업무관리시스템이 가진 문제점을 분석해보고 해결방안을 제시하였다.

• 한국비블리아학회지
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• 제32권1호
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• pp.171-197
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• 2021

본 연구의 목적은 기록관을 운영 중인 대학의 단과대학 및 학과 수준의 실질적인 기록관리 현황을 조사하여 이를 바탕으로 단과대학 및 학과의 체계적인 기록물관리를 위한 개선방안을 제안하는 데 있다. 연구 목적 달성을 위해 K 대학을 연구대상으로 선정하여 학과에서부터 단과대학까지 업무 흐름에 따라 발생하는 행정기록물들이 실질적으로 어떻게 생산, 관리되고 있는지를 담당자들을 대상으로 한 설문 및 면담 조사와 대학기록관의 기록관리 현황 조사를 통해 파악하였다. 분석결과는 다음과 같다. 첫째, 본부 중심의 기록물관리가 이루어지고 있었다, 둘째, 기록관리 업무에 대한 처리과 직원의 인식이 부족하였다. 셋째, 대학기록관이 공공기록물 관리에 수반되는 기록업무를 포함하여 대학사 기록관리 업무 및 아카이브 기능을 수행하고 있어 기록연구사 한명이 감당하기에는 업무가 과중하였으며, 이는 대학기록관의 운영상의 한계로 나타나고 있었다. 이러한 문제점 해결을 위해 다음과 같이 제언하였다. 첫째, 업무분장에 기록관리를 명시하여 부수적인 업무가 아님을 처리과 직원에게 인식시킬 필요가 있으며, 처리과 직원도 기록물관리 업무에 자발적으로 참여할 수 있는 방안을 마련하는 등 업무담당자의 기록관리에 대한 인식을 개선할 수 있는 방안 마련이 필요하다. 둘째, 단과대학 기록물과 학과 기록물에 대한 지침을 마련하고, 업무담당자의 의견을 통해 대학의 특성에 맞는 교육을 개발하여 시행할 필요가 있다. 셋째, K 대학기록관은 공공기록물 관리에 수반되는 업무 이외에 대학사 기록물관리에 수반되는 업무, 아카이브 기능까지 하고 있어 현재의 인력으로는 분명 한계가 있으므로, 인력 충원이 필요하다. 따라서 대학사 기록물, 공공기록물을 관리하는 기록연구사가 각각 배치될 필요가 있으며 전자기록물 관리의 중요성이 증가함에 따라 전산센터와의 협업이 아닌 전산요원이 기록관에 배치되어야 한다.

• 한국기록관리학회지
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• 제21권1호
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• pp.57-73
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• 2021

본 연구의 목적은 기록물 공개관리의 개념과 세부업무에 대해 이해하고, 관련 업무가 어떻게 수행되고 있는지를 업무 담당자 관점에서 살펴봄으로써 기록물 공개관리와 관련한 시야를 넓히고 효율적으로 공개관리 업무를 수행하기 위한 개선방안을 마련하는데 있다. 이를 위해 본 연구에서는 문헌조사, 설문조사, 심층면담을 통해 필요한 데이터를 수집하였다. 데이터 수집을 위해 부산 지방자치단체 중 7개 기관의 기록관리 전문요원을 대상으로 기록관의 기록물 공개관리 현황에 대한 심층면담을 진행하였다. 또한 그 중 4개 기관의 처리과 업무담당자 총 40명을 대상으로 설문조사를 진행하여 처리과의 기록물 공개관리 현황을 조사하였다. 이러한 조사를 통하여, 처리과와 기록관에서 수행 중인 일련의 공개관리 업무의 현황과 그 속에서의 문제점을 밝혀내고, 지방자치단체 내에서의 자구적인 노력과 더불어 국가기록원의 실질적인 업무지원을 제안하였다.

• 기록학연구
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• 제27호
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• pp.119-168
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• 2011

국가기록원을 포함한 우리나라 정부 공공영역의 기록관리 기관들이 공통으로 갖고 있는 전자기록의 장기보존이라는 업무목표를 달성하기 위해 점검체계로서 위험관리기법을 제시한다. 위험관리기법의 역사와 핵심 개념을 살펴보고, 위험평가에 기반한 자가 점검체계로 개발된 DRAMBORA의 구조와 내용을 살펴본 후, 이를 응용하여 우리나라 정부 공공영역의 기록관리기관이 전자기록 장기보존 업무를 대상으로 위험관리 체계를 만들어 가는 절차와 방법을 제안한다. 기록관리 기관의 업무배경을 정의하는 절차와 방법, 업무를 정의하고 위험요소를 도출하는 절차와 방법, 위험을 평가하는 절차와 방법과 고려사항 등을 DRAMBORA를 응용하여 제시하고 있다. 위험관리기법은 모든 업무영역에서 응용이 가능한 업무품질 향상기법이라 할 수 있으며 DRAMBORA는 전자기록관리 업무를 수행하는 기관이 참조할 만한 업무 점검 프레임워크를 제시하고 있다. 전자기록을 관리하는 기관들이 스스로의 업무 영역과 활동을 정의하고, 업무 영역별 전자기록의 품질 목표를 정의할 수 있다면 이를 기반으로 DRAMBORA의 프레임워크를 응용하여 보다 용이하게 위험관리 기법을 적용할 수 있다.

• 한국기록관리학회지
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• 제13권2호
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• pp.57-85
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• 2013

기록연구사들이 기록관리업무를 효율적으로 수행하기 위해서는 직무가 조직화되고, 직무환경에서는 동기가 부여되며 근무여건은 실제의 업무와 관련된 시스템을 갖추도록 하여야 한다. 기초자치단체 기록관 소속 기록연구사의 직무특성 및 직무환경을 조사하여 지방기록연구사의 업무 운영에 관한 문제점을 파악하고, 기록연구사들이 업무를 보다 효율적으로 수행할 수 있도록 하는 개선방안을 제시하고자 문헌조사를 통하여 기초자치단체의 개념, 기초자치단체 기록관 소속 기록연구사의 배치 현황 및 업무, 서울특별시 자치구청 소속 기록관의 현황과 업무에 대하여 조사하였다. 기록연구사들을 대상으로 직무특성요인, 직무환경요인, 근무여건 등의 항목으로 설문조사를 실시하였다. 조사 결과를 분석하여 도출한 문제점에 대한 개선방안으로는 기관장 및 상사와 동료의 기록관리에 대한 인식 개선, 교육에 대한 기관 차원의 지원, 기록관리업무를 담당할 인력충원 혹은 기록연구사가 담당하고 있는 업무분담의 필요성, 중앙기록물관리기관의 업무환경에 맞는 행정적 지원 등이 있다.

• 한국기록관리학회지
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• 제11권2호
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• pp.189-215
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• 2011

업무환경의 변화와 불확실성의 증대로 인해 위험관리의 중요성이 날로 부각되는 상황에서 업무의 정당성 확보와 정보적 가치 제고를 위해 기록관리 측면의 위험관리 역시 매우 중요해지고 있다. 기존의 전통적인 기록관리의 위험성이 주로 보존기능에 집중되어 있었다면 IT기반에서는 업무와 기록의 연관성이 높아짐에 따라 기록의 생산, 유통, 활용 단계 즉 업무과정의 위험성이 기록관리의 위험성으로 직결되고 있다. 본 연구는 ISO 31000의 조직 전반의 위험관리 프레임웍을 토대로 기록관리의 위험관리 요소와 대응 전략을 제시하였다. 특히 기록관리 위험관리 프로세스를 ARMA에서 제시하는 업무영역과 NIST에서 제시한 시스템영역으로 구분하고, 각 영역의 프로세스별 점검요소는 ISO의 기록관리표준 중에서 업무과정에 대한 표준(ISO TR 26122)와 기록의 생산 맥락에 대한 표준(ISO 16175-3)에서 해당 요소를 추출하였다.

• 기록학연구
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• 제68호
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• pp.41-72
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• 2021

빅데이터 분석을 위해서는 기계가독성을 높이는 개방형 문서 포맷으로의 변화와 자연어 처리 기술 도구가 필요하다. 본 연구는 지능형 문서 처리의 도입 배경과 연구 현황을 공공부문 중심으로 살펴보고, 지능형 문서 처리가 가져올 업무의 변화를 예측해 보았다. 나아가 지능형 문서 처리가 기록관리 업무에 가져올 변화를 전망해보고, 기록관리 전문가의 역할의 변화와 요구되는 역량 등을 고찰해 보았다. 기록관 업무 단계와 아카이브 업무 단계의 광범위한 영역에 걸쳐 기록관리 업무의 변화를 전망하였고, 특히 반복적인 기록관리 업무의 자동화나 기록물의 기술 및 활용 업무에 영향을 미칠만한 변화들을 서술하였다. 이러한 업무 수행의 변화에 맞추어 기록관리계는 새로운 업무 절차와 방법, 그리고 필요한 역량을 준비해야 할 것이다.

• 기록학연구
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• 제58호
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• pp.147-190
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• 2018

현재 공공기관의 기록 평가 제도는 기록관리기준표를 중심으로 시행되고 있으나 많은 한계를 안고 있다. 특히 업무관리시스템 외의 다른 시스템에는 적용되지 않는 등 복합적인 현재의 기록생산 환경을 적절하게 반영하지 못하고 있다. 이 연구의 목적은 복합적인 업무환경에서 생산되는 기록을 평가하는 데에 적용할 수 있도록 기록관리기준표를 개선하는 방안을 제안하기 위한 것이다. 이를 위하여 지자체에서 수행하는 업무 중 '공장설립 및 등록' 업무를 사례로 업무과정에서 기록이 어떤 시스템에서 어떻게 생산되는지 조사하였다. 구체적으로 관련 법규, 업무처리시스템, 업무과정을 분석하고 업무과정 및 시스템별로 생산기록의 유형을 조사하였다. 이를 토대로 복합적인 생산 환경을 고려한 새로운 기록관리기준표는 어떤 절차에 의해 개발되고 어떤 구조를 갖추어야할지를 제안하였다.

• 한국기록관리학회지
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• 제18권3호
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• pp.97-123
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• 2018

본 연구의 목적은 IPA(Importance Performance Analysis) 기법을 활용하여 사립대학 기록물관리전문요원의 직무를 분석하여 직무의 중요도와 실제 업무 수행의 성취도 차이를 분석하는데 있다. 또한 전문적인 교육을 통해 기록물관리전문요원의 자격을 갖춘 집단과 그렇지 않은 집단의 차이를 분석하고자 하였다. 우선, 연구 목적 달성을 위해 법령과 지침 등을 통해 기록물관리전문요원이 수행해야 하는 업무를 도출한 후 실제 기록물관리전문요원의 검증을 거쳐 세부 업무를 확정하였다. 이를 기초로 사립대학 기록물관리업무 담당자에 대한 설문조사를 실시하였으며 수집된 데이터는 업무의 중요도와 실제 성취도를 알아보기 위해 IPA기법을 활용하여 분석하였다. 분석 결과, 기록물관리전문요원과 전문요원이 아닌 경우 모두 기록관리 업무를 수행하고 있기 때문에 중요도에 대한 이해는 높은 편이었다. 그러나 실제 성취에 있어서 기관의 인식과 같은 환경적인 요인이 상당 부분 영향을 미치고 있는 것으로 나타났다.

• 기록학연구
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• 제47호
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• pp.227-254
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• 2016

이 연구는 공공기록물법 개정안의 주요 내용인 '외부전자기록물저장시설'의 전자기록 보존 업무에 대해 살펴보았다. 외부시설로서 공인전자문서센터가 공공기록물 법제가 요구하는 수준으로 기록의 보존업무를 위탁관리 할 수 있는지를 검토하는 것을 목적으로 한다. 이를 위해 유력한 외부시설로 거론되는 공전센터 제도의 현황에 대해 알아보았다. 그리고 기록의 보존 업무가 의미하는 바가 무엇인지를 이해하기 위해 주요 기록학 개념들을 정리하고, 법개정 과정에서 관련 공동체의 이해에 따라 주요 개념이 혼용되고 있음을 지적하였다. 마지막으로 공전센터가 현재의 관련 규정을 기반으로 기록관리 업무를 수행할 능력이 있는지를 검토하기위해, 공공기록물법 및 표준과 공전센터 업무 준칙의 규정, 그리고 공전센터 관련 국내표준의 내용을 비교하여 분석하였다. 그 결과 기록관리 법제가 요구하는 대부분의 규정이 마련되어 있지 않아 공전센터가 기록관리 업무 수행 역량을 갖추지 못한 상태임을 확인하였다. 기록관리 법제를 준수하는 업무 프로세스의 정립과 인증기준 마련이 선행되어야 함을 논의하였다.