Standardization and Management of Interface Terminology regarding Chief Complaints, Diagnoses and Procedures for Electronic Medical Records: Experiences of a Four-hospital Consortium

The purpose of the present study was to document the standardization and management process of interface terminology regarding the chief complaints, diagnoses, and procedures, including surgery in a four-hospital consortium. The process was proposed, discussed, modified, and finalized in 2016 by the Terminology Standardization Committee (TSC), consisting of personnel from four hospitals. A request regarding interface terminology was classified into one of four categories: 1) registration of a new term, 2) revision, 3) deleting an old term and registering a new term, and 4) deletion. A request was processed in the following order: 1) collecting testimonies from related departments and 2) voting by the TSC. At least five out of the seven possible members of the voting pool need to approve of it. Mapping to the reference terminology was performed by three independent medical information managers. All processes were performed online, and the voting and mapping results were collected automatically. This process made the decision-making process clear and fast. In addition, this made users receptive to the decision of the TSC. In the 16 months after the process was adopted, there were 126 new terms registered, 131 revisions, 40 deletions of an old term and the registration of a new term, and 1235 deletions.

전자의무기록 표준화 용어 관리 프로세스 정립

전자의무기록 작성 시 주호소, 진단, 수술(처치) 용어는 작성자가 자유롭게 작성하는 것보다 시스템에 등재된 용어 마스터를 사용해야 의료진간의 의사소통이 원활하고, 데이터 활용을 위한 자료 추출이 가능하므로, 용어 마스터의 관리가 중요하다. 본 연구의 목적은 서울대학교 산하 4개병원(서울대학교병원, 분당서울대학교병원, 서울특별시 보라매 병원, 헬스케어시스템 강남센터)에서 개별적으로 운영하던 용어 마스터를 통합하여 표준화 및 관리 프로세스를 확립한 경험을 제시하는 것이다. 산하 4개 병원의 대표자로 구성된 서울대학교병원 용어표준화위원회는 여러 번의 논의를 거쳐 2016년 표준화 및 관리 프로세스를 확립하였고, 용어 마스터에 대한 요청을 신규 용어 등재, 용어 수정, 기존 용어 삭제와 신규 용어 등재, 그리고 용어 삭제의 4가지로 분류하였다. 요청에 대한 수용 여부는 유관 부서의 의견 조회와 그 결과를 검토한 서울대학교병원 용어표준화위원회의 의결로 결정하였다. 의결 정족수는 7명의 위원 중 5명이였으며, 참조 용어 체계에 대한 매핑은 3명의 보건의료정보관리사가 독립적으로 시행 후 이견이 있을 경우 합의하였다. 모든 과정은 온라인으로 시행하였고, 의결과 매핑 결과는 자동으로 수집되었다. 이러한 과정을 통해, 용어표준화위원회는 시스템에 등재될 용어에 대해 빠르고 명확한 의사결정을 할 수 있었고, 사용자들이 용어표준화위원회의 결정에 동의하도록 할 수 있었다. 프로세스가 정립된 후 16개월 간 126개의 신규 용어 등재, 131개의 용어 수정, 40개의 기존 용어 삭제와 신규 용어 등재, 그리고 1235개의 용어 삭제 가 처리되었다. 본 연구는 의료정보 시스템에 등재된 용어 마스터의 관리 프로세스를 정립한 최초의 시도라는 데 의의가 있다.