A Study on the Participatory Government's Presidential Archives : Focusing on Re-organization of Records and Archives

참여정부 대통령기록 연구 기록 재조직을 중심으로

Abstract

The presidential archives of Participating Government were left as a result of record production innovation. The record proves the whole process of decision making and serves as a means of enhancing transparency and accountability. This article analyzed the existence form of records and asserted the necessity of reorganization. In the direction of the re-organization of records, we proposed a redesign of the record classification system, logical re-registration of records, and description of record detail information. In order to facilitate the use of the archives, the Presidential Archives should proceed with these tasks at the earliest opportunity.

참여정부 대통령기록은 기록 생산 방식 혁신의 결과로 남겨졌다. 그 기록은 의사결정 전 과정을 증거하고 있으며, 투명성과 설명책임성을 제고하는 수단으로 작용하였다. 본고는 기록의 존재형태를 분석하여 기록 재조직의 필요성을 주장하였다. 기록 재조직 방향으로 기록 분류체계 재설계, 기록의 논리적 재편철, 기록 건 상세정보의 기술 등을 제안하였다. 대통령기록의 이용을 활성화하기 위해서는 대통령기록관이 조속히 이러한 작업을 진행해야 한다.

1. 머리말

참여정부는 기록관리 혁신 로드맵 수립과 대통령기록관리법 제정, 기록관리법 개정 등을 바탕으로 국가 기록관리 제도를 혁신했다. 참여정부 임기 말 대통령기록은 대통령기록관으로 이관되었다. 대통령기록관으로 이관된 기록은 대통령기록관리시스템(PAMS)에 저장되었다. 참여정부는 약 755만 건의 대통령기록을 남겼다. 많은 양의 대통령기록을 남긴 것은 참여정부 기록관리 혁신의 가장 큰 성과였다.

기록의 질적 측면에서도 업무수행의 과정과 결과가 모두 기록으로 남겨질 정도로 혁신적이었다. e지원시스템 문서관리카드 등으로 생산된 대통령기록은 질적 측면에서 과거의 관행을 극복하였다. 곧 결재문서 위주로 남겨진 종래의 대통령기록과 다르게 업무과정과 결과가 모두 기록으로 남겨졌다. 특히 e지원시스템 문서관리카드에서 생산된 기록은 최종 의사결정권자의 정책결정과정과 지시 등을 확인할 수 있는 핵심 기록이다. 기록을 바탕으로 설명책임성과 투명성을 증거하고 있기 때문이다.

기록관리법 시행 초기 대통령기록 관리에 대한 연구는 주로 대통령기록관 설립에 초점을 맞추었고(이상민 2001), 대통령기록의 보호를 주장한 연구(곽건홍 2001), 대통령기록관의 기능에 대한 연구(조민지 2006) 등이 진행되었다. 대통령기록관리법 제정 이후에는 대통령기록 수집·분류·서비스 등에 대한 연구로 확대되었다(김지수 2008; 강경희 2008; 최재혁, 김희섭 2009). 특히 대통령기록 관리 제도에 대한 연구 성과가 일정하게 축적되었다. 이 분야의 대표적인 연구는 대통령기록 생산, 대통령기록 생산기관·대통령기록관으로 구분하여 기록관리 프로세스를 분석하고, 쟁점을 정리하여 대안을 제시하였다(조영삼 2011).

그러나 의사결정과정을 낱낱이 보여주는 기록의 특성에도 불구하고, 대통령기록관에 이관된 참여정부 대통령기록 자체에 대한 연구는 진행되지 않았다. 이러한 원인은 연구자의 무관심 때문이기도 하지만, 대통령기록에 쉽게 접근할 수 없는 열람 환경과도 관련이 있는 것으로 보인다. 따라서 본고는 대통령기록의 이용 문제에 주목하였고, 기록 활용의 편의를 제공하기 위해서는 먼저 기록 재조직 작업이 수행되어야 한다고 판단했다.

DBPIA에서 “참여정부”로 검색하면, 사회과학·인문학 등의 분야에서 약 200여 건의 연구논문을 확인할 수 있다. 특히 참여정부에 대한 연구 성과는 행정학·사회학·정치학 등의 분야에서 축적되고 있다. 그러나 연구논문에 인용된 대통령기록은 대부분 백서를 중심으로 활용될 뿐이다. 곧 1차 사료인 대통령기록에 대한 인용은 거의 없는 실정이다. 따라서 참여정부 대통령기록 이용을 활성화하기 위한 방안을 모색할 필요가 있다.

현재 참여정부 대통령기록에 접근하는 검색도구는 󰡔대통령기록물 목록집 : 노무현 대통령 문서편I󰡕(이하 ‘목록집’), 대통령기록관 홈페이지를 통한 방법이 있다. ‘목록집’에서는 생산부서별·업무기능별 기록철 목록만 확인할 수 있다. 대통령기록관 홈페이지를 통해서는 기록 건 목록 정보에 접근할 수 있으나, 그 이상의 상세정보는 제공하지 않고 있다. 따라서 정확한 기록 실체에 접근하는 것이 어려운 실정이다.

참여정부 대통령기록에 접근하는 과정은 몇 단계를 거쳐야 한다. 그 원인은 대통령기록관리시스템에 이용자가 접근할 수 없는 환경으로부터 비롯되었다. 2007년 PAMS 설계 당시 그 기능은 지정기록을 포함한 대통령기록의 인수에 초점이 맞추어졌고, 등록·분류·보존 등 내부 관리 프로세스를 구현하고자 하였다(행정자치부 국가기록원 2007). 그 후 이용자의 열람 편의를 위한 기능 개선은 이루어지지 않았다.

따라서 이용자는 ‘목록집’ 또는 대통령기록관 홈페이지 검색을 바탕으로 기록에 접근할 수밖에 없다. 참여정부 대통령기록의 생산 방식을 인지하고 있는 이용자는 드물기 때문에 기록 건 목록 정도만 제공되는 것으로 이해할 가능성이 크다. 필자는 ‘목록집’을 근거로 기록철을 확인하고, 정보공개 청구를 통해 해당 기록철의 기록 건 목록과 ‘기록 건 상세정보’를 확인하는 방식으로 기록에 접근하였다.

한편 기록 이용을 불편하게 하는 요소는 업무기능명, 기록철·건의 존재형태에서도 나타난다. 곧 업무기능명과 기록철 연계가 부적합한 사례가 다수 존재한다. 이는 분류체계인 업무기능명이 검색도구로서 제 기능을 발휘하지 못하는 요인으로 작용하고 있다. 또한 포괄적으로 이름 붙여진 기록철명이 다수 존재하고, 하나의 기록철 안에 수천 건의 기록이 편철되거나, 미분류·미편철 기록이 존재하는 점 등은 기록 이용을 어렵게 하는 요인이다.

따라서 이 글은 참여정부 대통령비서실에서 생산된 기록철·건의 존재형태를 파악하고, 기록 이용을 활성화하기 위해 먼저 실행해야 할 기록 재조직 방향에 대해 논의를 전개할 것이다.

2. 기록 철·건의 존재형태

이 장에서는 먼저 업무기능명의 적절성을 검토할 것이다. 다음으로 현재의 기록철이 내포하고 있는 문제점을 살펴보고, 전자기록으로 생산된 기록 건의 특징을 분석할 것이다.

첫째, 업무에 기반 한 기록관리는 참여정부 기록관리 혁신 로드맵에서 제시한 주요 혁신 과제 가운데 하나였다. 업무활동을 반영한 업무기능명은 기록들 사이의 관계를 알려주는 기록 통제 도구이면서 검색도구로서도 기능한다. 따라서 업무기능명의 적절성 여부는 기록 이용과 관련해서 살펴볼 필요가 있다.

업무기능명은 단위과제 조사 결과와 비교해서 검토하였다. 2006년 대통령비서실은 기록관리 4대 기준 수립사업을 추진하였다(이하 [기록관리 기준 수립사업])(대통령비서실 기록관리비서관실, 2006.6.12.). 이 사업이 추진된 배경은 “새로운 업무환경의 도래에도 불구하고 기록관리 기준이 미비하여 기록관리가 체계적으로 수행”되지 못했기 때문이었다. ‘기록관리 기준 수립사업’은 보존기간·정보공개·비묀관리·접근권한 등 대통령기록 기록관리 4대 기준을 정립하고, ‘기록관리기준 템플릿’ 제도를 도입할 목적으로 추진되었다. 이 사업은 2006년 3월부터 3개월 동안 계획수립·교육·조사사업·시안 수립·최종안 도출 순으로 진행되었다. 그 결과 1,055개 단위과제에 대한 보존기간을 설정하였다.

그러나 실제로 대통령기록관에 이관되었을 때에는 ‘기록관리 기준 수립사업’에서 파악한 단위과제는 제외되고, 업무기능명에 대한 분류 정보만 이관되었다. 대통령기록관리법은 이관 방식과 이관 시기 등에 대해서는 규정하고 있으나, 기록 분류 체계 이관 등에 대한 별도의 규정을 두고 있지 않다. 다만, 대통령기록관리법 시행령 제4조는 생산현황 통보 시에 생산부서·생산연도·기능명·기능별 생산수량 등의 정보가 적혀 있는 목록을 포함하여야 한다고 규정하고 있다. 따라서 이를 준용하여 대통령기록에 대한 분류체계 정보는 업무기능명만을 이관한 것으로 보인다. ‘목록집’과 대통령기록관 홈페이지에서는 업무기능명에 대한 정보만 확인할 수 있다.

홍보기획비서관실을 사례로 살펴보면 [표 1]과 같다. (1) 이관된 업무기능명에 비해 2006년 대통령비서실의 단위과제 조사는 매우 체계적이다. 󰡔대통령 P.I. 기획󰡕기록철은 “홍보 콘텐츠 생산, 관리”라는 업무기능명에 속해 있으나, [기록관리 기준 수립사업]을 통해 확정한 단위과제에서는 ‘대통령 PI 기획’으로 명확히 했다.

[표 1] 홍보기획비서관실 단위과제·업무기능명과 기록철

 

2) 이관된 기록철과 상위분류체계인 업무기능명의 연계가 부적합한 경우를 확인할 수 있다. 예를 들면, 기록철 [국정홍보 프로그램 기획·관리 및 홍보전략 개발]은 “홍보 콘텐츠 생산, 관리”라는 업무기능명에 속해 있다. 또한 기록철 [홍보업무 1], [홍보업무 2]등은 [표 2]에서 알 수 있듯이 “홍보기획 및 전략 수립” 업무기능명과 거리가 먼 대통령 영상·서면 메시지 관리가 주요 내용이다. 이러한 사례는 홍보기획비서관실 뿐만 아니라 여러 생산부서에서 다수 발견된다.

3) 단위과제 조사 결과와 업무기능명이 유사한 경우도 존재한다. 업무기능명 “해외홍보기획 및 실행”과 단위과제 ‘해외순방 홍보기획 총괄’ 등을 들 수 있다.

(4) [기록관리 기준 수립사업]에서는 단위과제에 보존기간을 책정했다, 이 기준에 따르면 이관된 기록철 중에는 다수의 한시기록이 포함되어 있다. 곧 기록철 󰡔부처 오프라인 홍보매체 점검 및 제작지원󰡕, [KTV 운영 개선 및 지원]등은 ‘차기대통령 퇴임 후’로 보존기간을 정하고 있다. 또한 업무기능명 “서무”에 속한 기록의 경우는 보존기간 3년으로 책정되어 있다 이와 같은 사례는 매우 많다. 따라서 추후 대통령기록 평가 시에 이에 대한 면묀한 검토가 필요하다.

둘째, 편철된 기록철은 여러 문제를 안고 있다. (1) 기록철명을 통해서는 기록 건의 구체적 내용을 파악하기 어렵다. 예를 들어, 홍보기획비서관실에서 생산한 ｢홍보업무 2(1)｣는 사안이 다른 다수의 기록 건을 포함하고 있고, 기록철명이 기록 건의 내용을 대표하지 못하는 실정이다.

이러한 사례는 많은 기록철에서 발견된다. 홍보기획비서관실의 [홍보업무 1]·[홍보업무 2], 법무비서관실에서 생산한 [공문서철 1~20](2004년), 보도지원비서관실에서 생산한 [2003 보도자료 1~14](2003년), 인사수석실에서 생산한 [기타사항](2006년), 혁신관리비서관실에서 생산한 [등록문서모음 1, 2](2003년), [등록문서 모음(4월~5월)](2003년) 등은 대표적이다.

[표 2]에 제시된 기록들은 홍보기획비서관실에서 기존에 편철했던 [2003년 대통령 영상메시지 요청], [2003년 대통령 서면메시지 요청]등과 같이 논리적으로 재편철 할 수 있다. 곧 생산 당시의 원질서를 훼손하지 않는 상태에서 논리적으로 재편철 하는 방식을 통해 이용자가 기록을 쉽게 찾을 수 있도록 기록을 재조직할 필요가 있다.

[표 2] 홍보기획비서관실 기록철 : 기록 건 예시

 

(2) 기록철 안에 1,000건 이상의 기록이 편철되어 있는 경우도 상당수 존재한다. 하나의 기록철 안에 이렇게 많은 기록 건이 존재한다는 것은 전적으로 기록 이용을 이용자 스스로 해결해야 하는 것을 의미한다. 따라서 과도하게 편철된 기록의 경우 사안별로 재편철 하는 등의 방식을 통해 새로운 질서를 부여해야 한다.

‘목록집’에서 확인한 바에 따르면, 하나의 기록철 안에 기록 건이 100개 이상 편철된 경우는 약 500철을 상회하고 있다. 또한 [표 3]에서 확인할 수 있듯이 기록철 [고위공직자 인사검증]은 5,723건, [영상자료 생산·관리]는 4,599건의 기록이 편철되어 있다.

[표 3] 기록 건이 과도하게 편철된 기록철

 

(3) 생산부서별로 미 분류·미 편철된 기록이 다수 존재한다. [표 4]에서 보는 것처럼, 미분류·미편철 기록 건수는 10,000건을 상회하고 있다. 미분류·미편철 기록이 많은 이유는 생산연도가 모두 2007년인 점으로 미루어 보아 임기 말에 생산되어 미처 분류하지 못한 채 이관되었을 가능성이 크다. 이관된 지 10년이 지나서도 이렇게 방치된 상태로 기록이 존재하는 것은, 그동안 대통령기록관이 기록 재조직 업무를 중시하지 않았다는 것을 의미한다. 이는 기록 재조직의 필요성을 보여주는 또 다른 사례이다.

[표 4] 대통령비서실 생산부서별 미분류·미편철 기록 건수

 

셋째, e지원시스템으로 생산되어 대통령기록관에 이관된 전자기록의 경우 다양한 기록 유형이 존재한다. 참여정부는 공공기관의 업무처리 방식을 혁신할 목적으로 기록 생산 방식을 획기적으로 개선했다. 대통령비서실이 개발하여 정부기관에 보급한 e지원시스템이 그것이다. e지원시스템의 특징은 전자결재·전자문서 유통 등의 기능 이외에도 의사결정과정을 지원하는 문서관리카드와 온라인 회의 기능, 일정관리 기능, 지시사항관리 등을 포함하고 있다(곽건홍 2014, 31-34).

대통령기록관에서 관리하고 있는 e지원시스템 생산 전자기록의 ‘등록 유형’은 문서관리카드로 생산된 ‘e지원문서카드’, ‘e지원지시카드’, ‘e지원 일지’, ‘e지원 메모’ 등으로 구분하고 있다. 아래에서는 e지원문서카드’, ‘e지원지시카드’, ‘e지원 일지’를 사례로 기록 건 상세정보 제공의 필요성을 살펴보고자 한다.

(1) e지원시스템에서 문서관리카드로 생산된 기록 사례이다(‘e지원문서카드’). 문서관리카드는 표제부·경로부·관리속성부로 구성되어 있다. 문서관리카드의 혁신적 성격은 경로부에 있다. 곧 기록 생산자의 기안 후에 검토자의 의사가 표현되는 구조를 바탕으로 의사결정과정 전체를 파악할 수 있다는 점이다. 이는 업무 추진과정에 대한 설명책임성과 투명성을 획득하는 수단으로 e지원시스템의 가장 큰 특징이다.

 

 

[그림 1] 문서관리카드의 구성

문서관리카드로 생산된 기록 건의 특징은 경로부에 다수의 첨부파일, 곧 전자기록의 최하 단위인 컴포넌트가 포함되어 있는 점이다. 곧 [표 5]의 ｢참여정부의 질적 규제 개혁 성과 분석｣이라는 기록 건에서는 4개의 첨부파일을 확인할 수 있다. 이 기록에 첨부된 보고서의 분량은 300쪽이 넘는다. 또한 ｢법과 규제의 실효성 확보방안｣이라는 기록 건의 경우 첨부파일 안의 문서제목이 경로부의 파일명과 다르고, 법무부 보고서가 첨부되어 있다. 따라서 기록 건에 대한 상세 정보를 제공해야만 기록 건에 대한 구체적 접근이 가능한 실정이다.

 [표 5] e지원시스템 문서관리카드로 생산된 기록 사례

 

 

(2) e지원시스템 지시사항관리카드로 생산된 기록 유형이다(‘e지원지시카드’).

e지원시스템 지시사항관리카드로 생산된 기록은 첨부파일 수가 문서관리카드에 비해 월등히 많은 점이 특징이다. [표 6] ｢지방분권추진은 재정분권을 핵심으로 추진｣ 기록 건의 경우 2003년부터 2005년까지 업무추진 과정을 일목요연하게 파악할 수 있다. 또한 재정분권 정책의 내용을 확인할 수 있도록 행정자치부의 ‘지방교부세제도 개선계획’, ‘지방재정분석제도 개선방안’, 각 회차 ‘재정세제전문위원회결과보고’, 정부혁신지방분권위원회의 ‘재정·세제개혁로드맵’, 같은 위원회의 국정과제 회의자료 ‘재정분권 추진방안’ 등의 파일이 첨부되어 있다. 국정상황실에서 생산한 위와 동일한 기록철 󰡔비서실 소관 대통령지시사항󰡕의 다른 기록 건의 경우에도 유사한 형태로 기록되어 있다.

[표 ]> e지원시스템 지시사항관리카드로 생산된 기록 사례

 

 

(3) ‘e지원 일지’는 아래와 같은 형식으로 기록이 생산되었다. e지원시스템에서는 “문서로 작성되지 않는 업무는 일정과 일지 관리를 통해 축적되도록 했다.”(강태영, 민기영 2017, 45) 아래 제시된 사례의 기록 건 제목은 ｢울산지역주민초청 오찬간담회｣이며, 기록철명은 󰡔사회정책관련 대통령님 행사 기획·지원󰡕(생산연도 2005~2007년)이다.

울산지역주민초청 오찬간담회 개요

일시: 2003.4.11.(금) 12:00~13:15

업무일지 장소: 울산 롯데호텔 2층

참석: 170여명

대통령 내외분

행자부장관, 울산시장, 의회의장, 국회의원, 노동계 등

첨부파일

이 기록 건은 ‘울산시민과의 오찬간담회 개요’, ‘울산시민과의 오찬간담회 답변자료’ 등이 파일로 첨부되어 있다. 앞서 언급한 사례와 마찬가지로 기록 건에 대한 상세정보가 요구되는 부분이다.

요컨대 이와 같은 기록철·건의 존재형태를 고려하여 대통령비서실에서 조사한 단위과제를 고려한 기록 분류체계 재설계, 논리적 재편철은 물론 기록 건에 대한 상세 정보를 제공하는 방향으로 기록을 재조직할 필요가 있다.

3. 기록 재조직 방향

첫째, 대통령기록관에서 2013년 발간한 [대통령기록물(’08년 이관) 정리·기술 백서](이하 ‘백서’)에 따르면, 대통령기록은 “대통령별＞기관별(RG)＞생산부서별(Series)＞업무기능·활동(File)＞기록철＞기록건 순으로 정리된다.” 이에 따라 기록 정리 작업은 ‘기록철 확정, 분류체계 설계, 분류체계에 속하는 기록철 목록정보 매핑, 기록 세부건 정리 및 목록 입력 순서로 진행되었다.’ 또한 “분류·정리 및 기술 업무는 2008년부터 2012년까지 5년 동안” 수행되었다고 설명하고 있다(대통령기록관 2013, 35).

그러나 현재 대통령기록관에서 제공하는 기록 정보는 생산기관, 생산부서, 업무기능명, 생산연도, 기록철·건명, ‘등록 유형’에 지나지 않는다. ‘목록집’은 생산부서·업무기능명·생산연도·기록철명에 대한 정보만, 대통령기록관 홈페이지는 생산부서·업무기능명·생산연도·기록철명·기록건명이 제공할 뿐이다. 기록 생산시스템에 대한 이해를 바탕으로 정보공개를 청구해야만 ‘등록 유형’에 대한 상세정보를 얻을 수 있다. 곧 ‘백서’의 내용과 실제 제공되는 기록 정보는 다르다. 현재 PAMS를 통해 기록을 이용할 수 없는 조건에서는 그 실체를 확인할 수 없다.

한편 ‘백서’는 대통령기록관의 정리 작업에 대해 반성할 점으로 국제표준 등에서 권장하는 방법을 그대로 적용한 문제를 지적하였다. 곧 레코드 그룹(RG)－시리즈(Series)－파일(File)－아이템(Item) 순으로 정리했으나, “우리는 기록철과 기록 건 목록으로 기록을 통제하는 방법이 법제화”되어 있는 부분을 간과했다는 것이다.1)이러한 평가는 기록 재조직 방향을 설계하는 데 일정한 시사점을 제공한다.

따라서 첫째, 참여정부 대통령비서실에서 체계적으로 조사한 [기록관리 기준 수립사업]의 단위과제를 기초자료로 활용하여 기록 분류체계를 재설계할 필요가 있다. 곧 연역적 방식으로 생산 당시의 업무 기능을 분석하여 단위과제를 보완하고, 생산부서－단위과제－기록철·건 구조로 기록을 연계하는 작업이 진행되어야 한다. 이는 상세조사를 토대로 작성된 기록 생산 당시의 분류체계 정보를 이용자에게 제공하여 접근성을 향상시킨다는 점에 그 의미가 있다.

둘째, 귀납적 방식으로 기록 조사를 면묀히 진행할 필요가 있다. 기록철·건에 대한 검토를 바탕으로 논리적 재편철을 고려하여야 한다. 곧 기록철·건 구조를 재조정하여 단위과제에 연계하는 작업을 병행하는 작업이 필요하다. 이 과정에서 많은 기록 건으로 편철된 기록철의 합리적 재편철, 미편철 기록의 재편철, 다른 사안임에도 같은 기록철에 편철된 기록에 대한 논리적 재편철 등이 진행되어야 한다.

셋째, 기록 건에 대한 상세정보를 제공해야 한다. 기록 건 상세정보를 통해 생산 당시의 질서를 확인 할 수 있으며, e지원시스템에서 생산된 기록의 경우 상세정보가 기록에 접근하는 전제조건이기 때문이다.

[표 7] 대통령기록관의 기록 정보 제공 형식

 

 

기록의 실체에 접근하기 위해서는 대통령기록관이 기록 건 상세정보를 기술하고, 이용자에게 제공해야 한다. 곧 대통령이 해당 기록에 대해 보고를 받았는지, 주요 지시 의견은 어떤 것이었는지, 어느 수준에서 기록이 결재되었는지, 해당 기록의 주요 내용은 무엇이었는지 등에 대한 기술을 통해 기록에 대한 구조적 접근이 가능하기 때문이다. e지원시스템에서 생산된 전자기록의 경우 기록 건만을 확인해서는 제대로 된 정보에 접근하기 어렵다.

‘기록 건 상세정보 기술’은 공공표준 NAK 13:2011 영구기록물 기술규칙을 참고하여 설계할 수 있다. (1) 식별영역의 경우 참조코드, 제목, 일자, 기술단위의 규모와 유형 등을 필수요소로 선택하였다. 곧 대통령기록관의 기록 통제코드인 관리번호, 기록철명, 기록건명, 생산일자, 기술단위의 규모와 매체 등이 이에 해당한다.

(2) 배경영역의 경우 생산자명을 필수요소로 간주하였다. 곧 생산기관, 생산부서가 이에 해당한다.

(3) 내용과 구조영역에서는 결재권자, 결재권자의 주요 의견, 주요 내용 등을 들 수 있다.

(4) 접근과 이용환경 영역은 이용환경, 곧 열람조건을 선택하였다.

(5) 추가설명 영역은 어떤 영역에도 기술할 수 없는 특별한 정보를 의미한다. 여기에서는 대통령기록관에서 구분한 ‘등록 유형’을 기입할 필요가 있다. 곧 문서관리카드로 생산되었는지, 일지 기록인지 등에 대한 정보는 기록 이용자에게 상당한 편의를 제공하기 때문이다.

(6) 기술통제 영역에서는 기술담당자와 기술일자를 선택하였다.아울러 특정 주제로 접근하는 연구자들의 편의성을 도모하기 위해 단체·인명·장소·사건 정보를 입력하도록 하였다.

[표 8] ‘기록 건 상세정보 기술’(문서관리카드) 사례

 

 

[표 8] ‘기록 건 상세정보 기술’(지시사항관리카드) 사례

 

기록 건 상세정보에 대한 기술을 실제로 수행하기 위해서는 많은 시간과 전문 인력이 필요하다. 따라서 대통령기록관의 현실을 감안해서 최소한 대통령이 보고받은 또는 지시한 기록에 대해서 만이라도 먼저 상세정보를 제공할 필요가 있다. 나아가 주요 정책 관련 기록으로 확대하는 방안도 고려할 만하다.

4. 맺음말

본고는 참여정부 대통령기록관에 이관된 기록을 분석하기 위한 사전 단계로 기록철·건의 존재형태를 파악하였다. 그 결과 2006년 대통령비서실에서 조사한 [기록관리 기준 수립사업]의 단위과제는 대통령기록관에서 활용되지 않고 있음을 확인하였다. 또한 기록철과 상위분류체계인 업무기능명의 연계가 부적합한 사례가 발견되었고, 기록철명이 기록 건의 내용을 대표하지 못한 경우도 많았다. 아울러 미분류·미편철 기록철은 물론이고, 하나의 기록철 안에 1,000개 이상의 기록 건이 존재하는 사례도 상당했다.

특히 e지원시스템에서 문서관리카드 등으로 생산된 전자기록은 기록 건 상세정보가 이용자들에게 제공되지 않고 있다. 곧 기록 생산 방식의 특성을 고려한 검색도구는 마련되지 않고 있다. 따라서 현재의 대통령기록 제공 방식으로는 기록 정보에 접근하는 것이 어려운 실정이다.

기록 재조직 방향은 첫째, 기록 생산 당시의 정확한 분류체계 정보를 제공하여 기록 접근성을 제고하기 위해, [기록관리 기준 수립사업]을 토대로 생산부서－단위과제－기록철 구조로 기록 분류체계를 재설계할 필요가 있다. 나아가 이와 같은 기초 작업을 토대로 대통령기록의 특성을 반영한 정리·기술 체계를 마련해야 할 것이다.

둘째, 기록철·건에 대한 세묀한 검토 작업을 바탕으로 논리적 재편철을 수행하여 이용자에게 정확한 기록 정보를 제공하는 것이 요구된다.

셋째, e지원시스템에서 생산된 전자기록의 특성을 반영하여 기록 건 상세 기술정보를 제공하는 것이 필요하다. ‘기록 건 상세정보 기술’은 공공표준 ｢영구기록물 기술 규칙｣을 활용하고, 연구자의 이용 편의를 제고하는 방향에서 설계되어야 한다. 특히 핵심기록인 대통령에게 보고된 기록만이라도 먼저 기록 건 상세정보를 정리해야 한다.

요컨대 대통령기록관은 참여정부 대통령기록의 연구 활성화를 위해 PAMS를 연구자·시민이 활용할 수 있게 개선하고, 기록 재조직을 통해 상세한 기록 정보를 제공하여 대통령기록의 이용을 제고해야 할 것이다.