Journal of Korean Society of Archives and Records Management (한국기록관리학회지)

Korean Society of Archives and Records Management (한국기록관리학회)
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Perceptions and Practices of Employees Regarding Email Records Management in Universities: A Case Study of D University

대학의 이메일 기록관리 실태와 조직구성원들의 인식: D대학을 사례로

  • 박유진 (동의대학교 대학원 문헌정보.사학과) ;
  • 정영미 (동의대학교 문헌정보학과)
  • Received : 2019.04.30
  • Accepted : 2019.05.17
  • Published : 2019.05.31
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Abstract

With the increasing number of business email, there is a growing need to manage email records. Before the development of email records management measures, this study aimed to investigate the status of email records management in universities and determine employees' perceptions of email records management. Surveys and interviews were conducted with professors, staff, and assistants who use groupware accounts at D University, and their overall perceptions of email records management and the status of email record management, such as email production, deletion, archival, and backup of university members were gathered. A total of 185 people responded to the survey, and 12 of them were interviewed. According to the analysis, the public utilization of email was frequent, and the management of emails, such as backup and retention, was not performed well compared to deletion and storage. In addition, email is still perceived as private, and users recognize the need for email records management, but they still perceive that they are responsible for records management. The results of this study will be useful in setting the policy for email records management of universities and will help provide email record management awareness.

업무용 이메일이 증가함에 따라 이메일 기록관리의 필요성은 날로 증가하고 있다. 본 연구는 이메일 기록관리 방안 마련에 앞서, 대학의 이메일 기록관리 실태를 조사하고 이메일 기록관리에 대한 구성원들의 인식을 살펴보고자 하였다. 이를 위해 본 연구는 D대학 그룹웨어 계정을 사용하는 교수, 직원, 그리고 조교를 대상으로 웹기반 서베이와 인터뷰를 실시하였다. 서베이 및 인터뷰를 통해 대학 구성원들의 이메일 생산, 삭제 및 보관, 백업 등의 이메일 기록관리 실태와 이메일 기록관리에 대한 그들의 전반적인 인식을 조사하였다. 서베이에 총 185명이 응답하였고 그들 중 총 12명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 분석한 결과, 이메일의 공적 사용과 활용은 매우 빈번하였고 삭제, 보관과 비교하여 백업 및 보존 등의 관리 행위 잘 이루어지지 않고 있었다. 또한 이메일은 사적 영역의 것으로 인식되고 있어, 이용자들은 이메일 기록관리의 필요성에는 공감하였으나 기록관리 책임은 여전히 개인에게 있다고 인식하고 있었다. 이 연구의 결과는 대학의 이메일 기록관리를 위한 정책 수립 시 구성원들의 의견으로써 참고할 만한 자료가 될 것이고 이메일 기록관리 인식 제고에 도움이 될 것이다.

Keywords

<표 1> 기록관별 이메일 기록 유형 구분

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<표 2> 이메일 유형과 예시(타즈매니아 대학 이메일 기록관리 규정)

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<표 3> 이메일 정책 및 규정의 내용

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<표 4> 서베이 문항 구성

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<표 5> 서베이 응답자의 인구통계적 속성

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<표 6> 인터뷰 응답자의 속성과 응답시간

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<표 7> 이메일 송수신 빈도

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<표 8> 부서계정과 개인계정의 차이

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<표 9> 업무에서 외부 개인계정 사용 이유

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<표 10> 이메일 삭제 및 보관 관리 방법

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<표 11> 수신함 정리 시 이메일 삭제 이유

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<표 12> 이메일 기록과 관리 방법의 중요성

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<표 13> 이메일 기록관리의 책임

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<표 14> 인구통계적 속성에 따른 이메일의 체계적인 기록관리 필요성

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<표 15> 이메일 생산 행태에 따른 이메일 기록관리 인식의 차이

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<표 16> 이메일 관리 행태에 따른 인식의 차이

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<표 17> 이메일 백업 및 보존 행태에 따른 인식의 차이

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