A Study on the Positive Circle System in Managing Records and Archives by Value Analysis

가치분석에 의한 기록관리 선순환 체계의 모색

In genaral appraisal is process of the determining the length of the time records should be retained, and is defined as selecting records with second value. However, appraisal in boroad term includes analysis which value records have as well as selecting archival records. It means that analysis of Records value is carried and reflected in every processes of maintenance, use and disposition of records. One of characteristic in records and archives management is that records process doesn't finish as one process, but it creates and manages records repeatedly. When another records are created again after the previous process in these system, it should creates records with better value than before. It pursues positive circle system which satisfy users whenever it starts. The study reviewed how analysis of records value is reflected in Records and archival system in Korea, and analysed Public Records and Archives Act to approve it. In results the study suggests having positive circle system finally.

평가는 생산된 기록의 보유기간을 결정하는 과정을 일컬으며, 특히 업무 목적 이외의 2차적 가치를 가진 기록을 영구보존기록으로 선별하는 것을 의미하는 것으로 이해된다. 그러나 광의의 개념에서 보자면 평가 행위는 영구보존 선별뿐 만 아니라 기록이 지닌 가치가 무엇인지를 분석하는 것이라 할 수 있다. 이는 기록관리 전 과정에 걸쳐 기록의 가치에 대한 분석이 수행됨을 의미한다고 볼 수 있다. 한편 기록관리의 특징은 하나의 프로세스로 끝을 맺는 것이 아니라 동일 기능에 대한 기록이 반복적으로 생산되고 관리되므로서 기록관리 프로세스가 반복된다는 점이다. 이러한 기록관리 구조에서 다시 기록관리 프로세스가 시작될 때에는 기록의 가치와 더불어 이전의 생산보다 높은 기록의 가치를 가진 기록을 생산하도록 해야 할 것이다. 이용자들에게 제공되는 기록의 품질이 개선되고 이용서비스의 질을 높일 수 있는 기록관리구조가 되어야 할 것이다. 궁극적으로 기록관리구조는 기록관리 전 프로세스를 마칠 때마다 매번 나은 모습을 갖추는 선순환구조의 모습을 추구해야 할 것이다. 본 연구에서는 우리나라 기록관리제도에서 기록의 가치 분석이 어떻게 반영되어 있는지를 살펴보았으며, 이를 위해 <공공기관의기록물관리에관한법률>을 분석하였다 그 결과를 기록의 가치에 대한 분석구조를 심화한 기록관리체계를 운용함으로써 궁극적으로 기록관리 자체가 선순환적인 구조를 갖출 것을 제언하였다.