우리의 우수한 기록문화에도 불구하고, 현재 공공기록물 관리 실태의 수준이 열악한 원인을 분석하여 효율적인 공공기록물 관리과정을 모색하기 위해 1948년 정부수립 이후 2006년 현재까지 시행된 공공기록물의 관리에 관한 법규인 '정부처무규정', '정부공문서규정', '사무관리규정', '공공기관의 기록물 관리에 관한 법률', '공공기록물관리에 관한 법률'을 중심으로 분석하였다. 분석내용은 공공기록물의 개념, 관리기관과 기록물 생애주기에 따른 접수와 등록, 분류와 편철, 보존, 열람, 폐기와 서고관리를 중심으로 기록물의 관리제도의 역사적 변천과정을 통시적으로 고찰하였다.
대학의 공공기록물은 공공기록물법 시행령에 따라 기록물분류체계를 수립하고 그에 준하는 공공기록물 관리 활동을 수행해야 한다. 대학의 공공기록물들은 대학 발전계획 수립과 같은 기록물부터 교내 공문 등 학생 성적관리 기록물까지 다양한 종류의 기록물들을 포함한다. 이중에서, 성적관리 기록물들은 성적에 관한 기록물로 중에서 출석부, 답안지, 과제물 등의 서류는 여전히 원본을 종이문서로 관리하고 있고, 학교별로 관리체계와 방법이 상이하여 관리담당자의 관리에 어려움이 따른다. 본 논문에서는 현재 종이문서로 보관되고 있는 대학의 성적 관련 기록물들을 블록체인 기반 기록물 관리를 수행할 수 있는 서비스 모델을 제안하고자 한다. 제안한 서비스는 종이문서 보관 및 관리에 소모되는 비용, 시간과 노력 등의 자원 소모를 감소시킬 수 있을 것으로 기대한다.
웹 기술이 발달함에 따라 공공기관 웹사이트는 단순한 행정기관의 홍보에서 벗어나 국민과 정부 간의 의사소통의 증거인 동시에 업무의 기록으로서 역할을 담당하고 있다. 따라서 공공기관의 웹사이트들은 공공기록물로 인식하고 보호해야 한다. 하지만 공공기관의 웹기록물 중 하나인 심층 웹기록물은 실시간으로 상이한 페이지를 동적으로 구성하기 때문에 기존의 보존방법과는 다른 수집 보존 활용 기술이 요구된다. 국가기록원은 이러한 특징을 가지고 있는 심층 웹기록물을 장기보존하기 위해서 심층 웹기록물 장기보존 포맷인 KoDeWeb을 연구하고 개발하였다. KoDeWeb은 전자기록물이기 때문에 전자기록물로서 진본성 및 무결성을 보장해야 한다. 본 연구에서는 KoDeWeb의 전자기록물로서의 진본성 및 무결성을 증명하기 위해 국제 전자기록물 표준인 OAIS 참조모델에 KoDeWeb을 맵핑시켰다. 나아가 OAIS표준을 따르고 있는 전자기록물 장기보존 시스템에 KoDeWeb을 사용함으로써, 정부 및 공공기관의 심층 웹기록물 생성 및 수집을 체계화하고, 또한 민간이 운영하는 웹의 심층 웹기록물 장기보존에 활용할 수 있다.
청남대는 1983년에 건립되어 2003년까지 대통령 별장으로 사용된 공공건축물이다. 그렇다면 건립과정에서 공공기록물이 생산되었을 것이다. 공공기관의 기록물은 보존기간 동안 관리되다 폐기되는 것이 일반적이다. 그 당시 보존기간표를 고려하면, 청남대 건립 시작부터 완공까지 설명책임성을 보여줄 기록물은 남아 있지 않을 확률이 크다. 그렇지만 보존기간과 상관없이 기록물이 남아 있는 경우도 있으므로 확인해 볼 필요는 있다. 이러한 현실을 감안하여 이 연구는 청남대 건립 관련 기록물의 잔존여부 조사를 목적으로 한다. 이를 위해 건립과정에서 생산되었을 것으로 추정되는 기록물의 목록을 작성하고, 그것을 생산 또는 보존하고 있을 것으로 짐작되는 공공기관에 잔존 기록물이 남아 있는지 확인한다. 그리고 이 결과를 가지고, 기존 공공건축물의 기록물 수집전략을 제언하고, 앞으로 세워질 공공건축물의 기록물 관리에 대한 방향을 제시한다.
미국의 국립문서보존소(현 국립문서기록관리청)는 서구의 전통적인 기록물보존소들 중에서도 후발주자로 조용히 등장했다. 미국의 공공기록물관리역사는 유럽에 비해 길지 않다. 그럼에도 미국은 20세기 격동의 세기를 지나며 생산되고 수집된 방대한 양의 현대기록물을 체계적으로 관리·보존하는 일에 집중하며 미국 역사적 상황에 최적화된 현대적인 기록물 관리체계를 확립해 왔다. 또한 미국은 국제적인 공공기록물 관리 발전을 견인하는 강력한 위상을 견지하고 있다. 미국의 공공기록물 관리체계의 중심에는 기록이 미국민의 공공재산이라는 공공소유권 개념이 확고하게 자리한다. 이는 기록을 통해 식민지 자치 시민으로서 그들의 권리를 보호받던 영국 식민지 시대로까지 거슬러 올라간다. 미국민에게 기록과 아카이브즈는 미국의 짧은 역사에서 '미국인'로서의 정체성은 물론 개인의 자유와 권리 더 나아가 민주주의를 지키기 위한 수단이자 국가의 상징 그 자체였다. 따라서 미국민의 삶과 역사는 기록되어야 하고 기록된 과거는 미국의 현재와 미래를 위해 관리·보존되는 것은 당연하고 자연스러운 것이었다. 미국의 공공기록물 관리체계는 미국의 역사와 함께 형성된 기록에 대한 그들의 철학과 가치관 그리고 미국 고유의 기록물관리 경험을 통해 정립된 이론과 실무, 교훈, 아이디어 등이 융합된 결과물이다. 본 논문에서는 미국의 기록(records)과 아카이브즈(archives)의 기원을 역사적 맥락에서 추적하여 미국민의 삶과 기록 간의 유기적 관계를 파악해 본다. 또한 미국 고유의 역사성이 반영된 두 형태의 기록물관리 전통(공공 기록·아카이브즈 관리 전통과 역사 메뉴스크립트 관리전통)을 살펴본다. 이에 더 나아가 미국의 역사적 현실에 부합하여 가장 미국적이면서도 세계적으로 보편적인 현대 공공기록물 관리체계가 형성되는 과정을 살펴보고자 한다. 역사적·개념적 연구 방법을 통해 미국 공공기록물 관리체계를 더욱 심층적이고 본질적으로 이해하고자 한다.
기록물 보존의 궁극적인 목적은 기록물의 이용이라 여겨져 왔고, 기록정보서비스는 기록관리 업무 중 핵심 업무라 할 수 있다. 특히, 우리나라의 경우 기록물관리기관과 기록관리에 대한 인식이 부족하기 때문에, 일반 대중들에게 기록물관리기관과 기록관리 업무 및 소장 기록물의 중요성을 알려 인식을 바꾸고 새로운 이용을 창출해야 한다. 잠재적 이용자에게 적극적으로 기록관리를 홍보하기 위해 영구기록물관리기관에서는 출판, 전시, 교육 프로그램을 이용할 수 있다. 외국의 경우 기록물관리기관에서 공공프로그램(Public Program), 아웃리치 서비스(Outreach Service)를 이용하여 적극적으로 일반대중에게 영구기록물관리기관을 알리기 위한 서비스를 하고 있으며, 특히, 교육 프로그램을 통해 기록물관리기관이 가진 기록물을 이용할 수 있도록 다양하게 지원하고 있다. 또한 출판 및 전시 프로그램을 통해서도 기록물 이용을 늘리고, 기록문화를 확대해 나가고 있다. 우리나라에서도 영구기록물관리기관의 역할이 확대되고 지방 기록관리기관의 설립이 의무화되면서 이제 영구기록물관리기관이 행정기관의 역할을 넘어, 다양한 정보를 제공하고 교육이 이루어지는 문화 교육 기관이 될 수 있도록 해야 한다. 공공 프로그램을 통해 기록물이 가진 다양하고 중요한 가치를 알게 하고 다양한 중요 기록물이 활발히 이용될 수 있도록 새로운 수요를 창출해서 영구기록물관리기관의 존립의 기반을 다지도록 방법을 모색해야 할 것이다. 이에 본 연구에서는 해외의 공공프로그램 사례를 통해 우리나라의 실정에 맞는 공공프로그램의 운영방안을 모색해 보고자 한다. 더해서 프로그램 기획자로써 아키비스트에게 요구되는 능력 및 영구기록물관리기관의 역할을 모색해 궁극적으로 기록물 이용을 늘리고 기록문화를 정착하는데 기여하고자 한다.
본 연구의 목적은 기록관을 운영 중인 대학의 단과대학 및 학과 수준의 실질적인 기록관리 현황을 조사하여 이를 바탕으로 단과대학 및 학과의 체계적인 기록물관리를 위한 개선방안을 제안하는 데 있다. 연구 목적 달성을 위해 K 대학을 연구대상으로 선정하여 학과에서부터 단과대학까지 업무 흐름에 따라 발생하는 행정기록물들이 실질적으로 어떻게 생산, 관리되고 있는지를 담당자들을 대상으로 한 설문 및 면담 조사와 대학기록관의 기록관리 현황 조사를 통해 파악하였다. 분석결과는 다음과 같다. 첫째, 본부 중심의 기록물관리가 이루어지고 있었다, 둘째, 기록관리 업무에 대한 처리과 직원의 인식이 부족하였다. 셋째, 대학기록관이 공공기록물 관리에 수반되는 기록업무를 포함하여 대학사 기록관리 업무 및 아카이브 기능을 수행하고 있어 기록연구사 한명이 감당하기에는 업무가 과중하였으며, 이는 대학기록관의 운영상의 한계로 나타나고 있었다. 이러한 문제점 해결을 위해 다음과 같이 제언하였다. 첫째, 업무분장에 기록관리를 명시하여 부수적인 업무가 아님을 처리과 직원에게 인식시킬 필요가 있으며, 처리과 직원도 기록물관리 업무에 자발적으로 참여할 수 있는 방안을 마련하는 등 업무담당자의 기록관리에 대한 인식을 개선할 수 있는 방안 마련이 필요하다. 둘째, 단과대학 기록물과 학과 기록물에 대한 지침을 마련하고, 업무담당자의 의견을 통해 대학의 특성에 맞는 교육을 개발하여 시행할 필요가 있다. 셋째, K 대학기록관은 공공기록물 관리에 수반되는 업무 이외에 대학사 기록물관리에 수반되는 업무, 아카이브 기능까지 하고 있어 현재의 인력으로는 분명 한계가 있으므로, 인력 충원이 필요하다. 따라서 대학사 기록물, 공공기록물을 관리하는 기록연구사가 각각 배치될 필요가 있으며 전자기록물 관리의 중요성이 증가함에 따라 전산센터와의 협업이 아닌 전산요원이 기록관에 배치되어야 한다.
우리나라의 공공기관은 '공공기록물 관리에 관한 법률'에 따라 생산의무기록물을 생산하고, 매년 국가기록원에 생산 현황 통계를 제출하고 있다. 그런데 지방자치단체에서 실제 생산하는 의무기록물 현황과 기록원에 제출한 현황 통계에 차이가 있다. 이를 바탕으로 생산의무기록물의 생산관리 제도에 대한 문제점을 찾아서 그 개선안을 제시하였다. 문제점은 생산의무기록물에 해당되는 범위가 모호하며, 업무 담당자의 이해도 부족하다. 그리고 특정 업무 중심의 기록물만 생산되고 있는 실정이다. 개선안으로는 지방자치단체의 생산의무기록물 대상을 분명히 정하며, 업무 담당자는 이에 대한 이해를 해야하고, 자치단체의 생산의무기록물의 생산과 관리에 대한 조례를 제정한다.
우리나라는 1999년 "공공기관의 기록물관리에 관한 법률"의 제정과 2006년 "공공기록물 관리에 관한 법률"의 전면 개정을 통해 종합적이고 체계적인 기록물관리 발전에 박차를 가하는 한편, 전자기록물로의 패러다임 전환을 위한 토대를 다져왔다. 이러한 맥락에서 국가 차원의 기록관리에 대한 구체적 지침으로서 법을 보완하는 기능과 역할을 하는 기록관리 표준 KS X ISO 15489의 2007년 제정은 큰 의의를 지닌다. 이에 본 연구는, 국가적 기록관리 정책과 원칙의 토대가 되는 법률과 표준은 상호배타적이거나 상충되어서는 안 된다는 원칙을 전제로, KS X 15489 제정의 의의를 살피고, 법률과 표준의 상호성을 논한다. 이를 위해, KS X ISO 15489의 다섯 가지 영역별 주요 내용을 토대로 법률에서의 상호 관련 내용을 비교 분석하고, 상호 정렬성을 검토한다. 이러한 분석을 토대로, 현행 기록물관리 관련 법령의 개선점을 논의하고, 기록관리의 미래지향적 발전에 대한 논점을 제시한다.
우리나라는 1999년에 공공기관의 기록물관리에 관한 법률을 제정하여 기록의 생산과 등록을 의무화 하였다. 이후 2006년 법령의 개정을 통하여 "공공기관의 기록물관리에 관한 법률"이 "공공기록물 관리에 관한 법률"로 전부 개정되어 기능 및 역할에 대한 내용 또한 많은 것이 바뀌었다. 이 법에 따르면 지방기록물관리기관 의무 설치대상 기관은 17개의 광역자치단체이지만 2018년 현재 서울특별시와 경상남도를 제외하고는 지방기록물관리기관의 설립을 추진하고 있는 곳은 없다. 이에 대구광역시를 대상으로 이관 의무기관 14곳의 보존기간 30년 이상 기록물과 기록관의 기록관리 현황을 분석함으로써 대구광역시 지방기록물관리기관의 설립 방안을 제안하고자 한다.
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[게시일 2004년 10월 1일]
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