The Concept of Finding Aids

Finding aids have existed from the time when ancient archives appeared, With this long history, they have been used in most of Western archives, and thus, it is one of the most familiar tasks generally performed by archivists. However, ironically, this accustomed concept has not been an academic object to many researchers. Especially, in this electronic age, finding aids are even more complicated in their forms and meanings. This paper intends to address the concept(s) of finding aids as reflected in the archival literature in North America. The paper will attempt to illustrate how the concept of finding aid has evolved both conceptually and practically in archives and archival science and how circumstantial and social elements affect this concept. It Seems that the concept of finding aids has developed from the broad and integrated concept of provenance and pertinence to the narrower and practical sense considering the use by the public. It also turns out that the concept has advanced from a mere technical tool for describing records to an access tool for maximum availability. Not surprisingly, the concept of finding aids have changed as archival science and the profession has advanced and diversified. It is crucial for the archival community to understand changes in the practice and the concept of finding aids that will enable the preparation of higher quality finding aids enabling the optimum use of archives.

Finding aids는 미국 및 서구 기록보존소에서 기록물에 대한 기술(記述)을 수록하고 있는 일종의 기록물로의 접근 도구이다. 일반 도서와는 달리, 기록물은 record groups 혹은 series로 다루어 지고 있으며, 각 그룹이나 시리즈마다 문서 생산 기관의 역사 및 기록물들의 생산유래, 목적, 결과 등이 기입되어 있는 기록물에 대한 광범한 정보가 실리는 도구이다. 도서로 치면 일종의 목록이라고 할 수 있다. 본 논문은 국내에서는 아직 생소한 이 finding aids의 개념을 북미에서 출판된 문헌과 기록보존소들의 실무를 통하여 구명해 보고자 한다. Finding aids는 초기 기록보존학이 미국내 성립되던 1950~60년대의 통합적이고 생산기관의 출처주의에서 크게 벗어나지 못한 상태의 개괄적인 개념에서, 80년대의 정보 기술의 한 도구로서의 좁은 의미를 지나, 90년대 들어서서는 이용자들의 접근 수단으로까지 발전해왔음이 밝혀졌다. 이러한 기본적인 개념의 인식은 기록보존가들이 이용자들에게 더욱 적극적인 정보제공을 할 수 있는 이론적이고 실무적인 기반을 마련해 주는 작업이고, 이를 바탕으로 더 나은 수준의 finding aids와 기록보존소의 유용성을 높이는 계기가 될 수 있을 것이다.